Criterios para la depuración de documentos temporales en la Base Única de Afiliados – BDUA

Criterios para la depuración de documentos temporales en la Base Única de Afiliados - BDUA
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En días anteriores, el Ministerio de Salud expidió la Resolución 406 de 2023 con los parámetros para la depuración de los documentos temporales de Adulto y Menor sin identificar (AS y MS) que se encuentran en la Base Única de Afiliados — BDUA. Cabe recordar que estas categorías fueron creadas para garantizar el derecho a la salud de poblaciones especiales en el lapso de los trámites de documentos de identificación que sean válidos en el territorio nacional.

Sin embargo, las entidades responsables de la generación de los listados censales deben verificar la identidad de las personas incluidas, con los documentos de identidad válidos y siguiendo lo establecido en la Resolución 1838 de 2019. Adicionalmente, el Ministerio cuenta con directrices específicas para las estructuras de datos para el reporte de la información de los afiliados al sistema general de seguridad social en salud, así como la forma en que los distintos actores reportan la información a la BDUA.

Con la Resolución 406 de 2023, la cartera de salud tiene como propósito establecer los parámetros para la generación y depuración de los registros que en la actualidad cuentan con documento temporal, especificar las poblaciones a quienes les aplica, determinar los plazos en los que se podrán usar los tipos y números de documento temporal correspondiente a adulto y menor sin identificar para afiliarse al sistema general de seguridad social en salud.

De acuerdo con el documento, los lineamientos serán de aplicación obligatoria para las entidades territoriales, y al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario — INPEC encargados de generar los documentos temporales adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS) a los entes responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales, la Administradora de los Recursos del Sistema de Seguridad Social en Salud – ADRES y las EPS.

¿Cuáles son las poblaciones especiales para las que es válido el documento temporal?

Según la Resolución 406 de 2023, las entidades responsables de la generación de listados censales, deberán verificar identidad de las personas, y de manera excepcional, podrán utilizar los tipos de documento temporal, para la afiliación y reporte de novedades, por un plazo cuatro (4) meses desde la fecha de afiliación, según las siguientes especificaciones:

Población especial
Tipo de documento temporalResponsable de asignar el número de documento
temporal
Adultos mayores en centros de protección(AS)Entidad territorial
Población indígena(AS y MS)Entidad territorial
Habitantes de la calle(AS y MS)Entidad territorial
Población infantil vulnerable bajo protección en
instituciones diferentes al ICBF
(MS)Entidad territorial
Población a cargo del ICBF(AS y MS)Entidad territorial
Población privada de la libertad a cargo de las
entidades territoriales
(AS)Entidad territorial
Población menor de tres (3) años que convivan
con sus madres recluidas en los establecimientos a cargo del INPEC
(MS)INPEC

Si se cumple el plazo y la persona perteneciente a la población especial no cuenta con un documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil o la Unidad Administrativa Migración Colombia, la ADRES no podrá incluir estos registros en los procesos de liquidación, reconocimiento y pago de la Unidad de Pago por Capitación – UPC. de Salud y Protección Social efectuará la actualización de estos registros en la base de listado censal.

“Las entidades responsables de la generación de los listados censales trata la Resolución 1838 de 2019 o la norma que la modifique o sustituya, promotoras de salud y la ADRES, en el marco de sus competencias, no deberán incluir, reportar ni mantener en los listados censales y en la BDUA, documentos temporales de personas que cuentan con un documento válido de acuerdo con Nacional del Estado Civil y la Unidad Administrativa Especial Migración así no corresponda con su edad”, se lee en la resolución.

De manera excepcional, este documento será permitido en la BDUA por un plazo de cuatro (4) meses, concluido ese plazo sin que la entidad responsable haga la respectiva evolución al documento acorde con la edad de la persona, la ADRES procederá con su depuración en la BDUA.

¿Cómo se hará el proceso de depuración de los documentos temporales en la BDUA?

De acuerdo con la información registrada en la Base Única de Afiliados (BDUA), la ADRES con la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Unidad Administrativa Especial por Migración Colombia y el reporte de los listados censales, adelantará el siguiente procedimiento:

  1. La ADRES entregará a las entidades promotoras de salud y a las alcaldías municipales, distritales y a los departamentos que tienen a cargo corregimientos, la información de los registros presuntamente inconsistentes.
  2. Las entidades promotoras de salud y las entidades territoriales, con el propósito de lograr la plena identificación de las personas, dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la información, revisarán los registros allegados con la información disponible, verificando si existe error en el documento de identidad registrado en la BDUA o a qué documento válido corresponde, así mismo, deberán reportar las novedades que subsanen la inconsistencia, respetando las fechas y procedimientos establecidos en la Resolución 2153 de 2021 o la norma que la modifique o sustituya.
  3. Cuando no se realice el reporte de las novedades de que trata el numeral anterior, en los términos allí establecidos, la ADRES depurará de la Base de Datos Única de Afiliados los registros inconsistentes.

Es importante tener presente que, las EPS deberán garantizar el acceso a los servicios de salud de los individuos afiliados al sistema con documentos temporales hasta que el proceso de depuración haya culminado. La ADRES reconocerá los valores de la UPC correspondiente.

Por otra parte, las entidades territoriales deberán adelantar cruces de datos y análisis de información que
garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en el listado censal y en la BDUA, utilizando las novedades y procedimientos dispuestos. En caso de que se detecten omisiones, imprecisiones, o incumplimientos en el reporte de la información, que induzca a la liquidación o reconocimiento sin justa causa de recursos del sistema, se responsabilizará a estas entidades sin perjuicio de los procedimientos de reintegro de recursos a que haya lugar.

Conozca el documento completo a continuación:

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