El Ministerio de Salud publicó el proyecto de resolución con el que reglamentará el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS- incluyendo el flujo de la información y los datos que se deben reportar en este. También se establecen las reglas de validación que deben aplicarse como soporte para el trámite de la factura electrónica de venta en salud, con ocasión de los servicios y tecnologías de salud prestados o provistos a la población y se mencionan las directrices para su implementación por parte de los facturadores electrónicos del sector salud.
Recordemos, que los facturadores electrónicos del sector salud quedaron definidos en un proyecto de resolución previo, relacionado con la generación y radicación de la factura electrónica, estos son: los prestadores de servicios de salud – PSS, los proveedores de tecnologías en salud – PTS y las Las entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS al Sistema de General de Seguridad Social en Salud.
Sin embargo, en el nuevo proyecto se menciona que las ARL, la ADRES, las compañías de SOAT, los entes territoriales y todas las entidades que en el marco de sus funciones deban entregar datos del RIPS al sistema, incluyendo instituciones que realicen pilotos o estudios de investigación asociados a la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud.
En todo caso, las entidades mencionadas anteriormente deberán utilizar los datos básicos que se refieren a la transacción, al servicio y tecnología de salud y al valor facturado, así:
- Datos relativos a la transacción
- Datos relativos a los usuarios
- Datos relativos a los servicios y tecnologías de salud y a los valores facturados:
a. Datos de las consultas
b. Datos de los procedimientos
c. Datos de la urgencia con observación
d. Datos de hospitalización
e. Datos de recién nacidos
f. Datos de medicamentos
g. Datos de otros servicios
Cabe mencionar, que la estructura de los datos que conforman el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) se define en el Anexo Técnico de este documento ( descargable al final)
Fuente de los datos sobre la prestación individual de servicios y tecnologías de salud
Las fuentes de datos sobre la prestación individual de servicios y tecnologías de salud son: i) la historia clínica, ii) los registros asistenciales para el caso de las intervenciones colectivas, iii) el servicio de información de medicamentos o iv) el registro de dispositivos médicos e insumos para el caso de proveedores de tecnologías en salud; así mismo, la factura de venta de servicios y tecnologías de salud.
Los campos de datos relacionados con la identificación de los usuarios y el detalle administrativo y asistencial de los servicios y tecnologías de salud objeto de la factura electrónica de venta en salud, estarán contenidos en el RIPS, guardando la respectiva relación con la factura, los cuales serán entregados con los demás soportes, según corresponda, para la radicación y el inicio del trámite de pago de la factura electrónica de venta en salud.
Adicionalmente, de manera conjunta con la expedición de la factura electrónica de venta en salud deben generar sus RIPS y una vez realizado el proceso de validación previa de la factura a cargo de la DIAN, los facturadores deberán realizar la validación única de los RIPS a través del mecanismo tecnológico que para el efecto defina el Ministerio de Salud, el cual certificará estructura, contenido y relación de los datos de los RIPS. Este mecanismo de validación única de los RIPS y la forma de disposición de los datos a las entidades responsables de pago y demás pagadores, será establecido por el Minsalud.
Las reglas únicas de validación según las cuales se evaluarán las condiciones de estructura, contenido y relación de la información reportada, se detallan en el Anexo Técnico. Así mismo Minsalud dispondrá un documento de lineamientos técnicos para el reporte de RIPS, que será publicado en la página institucional del Ministerio.
Las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán usar reglas de validación diferentes o adicionales a las definidas por el Ministerio de Salud y su incumplimiento dará lugar a las sanciones por parte de las entidades de inspección, vigilancia y control.
Obligatoriedad y utilidad de los RIPS
La generación y el uso de los datos de los RIPS es obligatoria y se constituye en fuente de información autorizada para los procesos de prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud y su facturación, y deben ser consistentes con la factura electrónica de venta en salud y los soportes de ésta. Por lo tanto las entidades mencionadas anteriormente deben incorporar y usar en sus procesos de información, los contenidos y estructura definidos en los RIPS.
Es preciso decir que los facturadores electrónicos del sector salud deben reportar los RIPS de todas las atenciones de salud realizadas y una vez validada la factura electrónica de venta en salud por parte de la DIAN y considerando al RIPS como soporte de la factura, estos deben ser presentados por parte del facturador en una sola entrega a las entidades responsables de pago o demás pagadores y al Ministerio de Salud.
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Con la entrega a la entidad responsable de pago o demás pagadores, de la factura electrónica de venta en salud, sus RIPS y los demás soportes determinados en la normatividad vigente, procederá el proceso de radicación.
Cuando se realicen notas crédito, notas débito y demás instrumentos electrónicos a la factura electrónica de venta en salud, los RIPS deberán actualizarse conforme a dichos documentos, debiendo enviarse por parte de los obligados a reportar los registros RIPS que los soportan, los cuales surtirán el proceso de validación única y disposición a las partes.
En el documento se especifica además que las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán solicitar estadísticas o reportes consolidados que puedan ser obtenidos a partir de los datos
definidos.
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Cuando se presenten glosas relacionadas con los RIPS, conforme a lo definido en el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuesta y en el caso que estas no afecten el valor de la factura electrónica de venta en salud y no generan notas crédito o notas débito, la corrección de los RIPS relacionados con las mismas deberá ser informada al Ministerio de Salud bajo el mecanismo que se establezca.
Procesos informáticos en los facturadores electrónicos en salud y demás entidades obligadas a reportar RIPS
Los obligados a reportar son responsables de los siguientes procesos informáticos:
- Generación o actualización de datos: Para ello deben,
a. Estandarizar las formas de registro manual o automatizado, que incluyan los
contenidos y la estructura que se definen en la presente resolución.
b. Hacer el registro de los datos con la prestación o provisión del servicio o
tecnología de salud.
c. Garantizar la confiabilidad, calidad, oportunidad y validez de los datos, así
como su respectivo almacenamiento.
d. Garantizar que al momento de generar o actualizar el dato, este cumpla con
las condiciones de estructura, contenido y relaciones definidas para su
adecuada validación. - Validación única: Previo a su transferencia conforme al mecanismo definido por el Ministerio, debe certificarse la consistencia de éstos, en cuanto a los valores que asumen los campos y las relaciones de los RIPS como soporte a la factura electrónica de venta en salud.
- Envío de datos: Luego de obtener la certificación resultante de la validación única, los facturadores electrónicos del sector salud deberán enviar al Ministerio de Salud, los RIPS y el respectivo archivo de la factura electrónica de venta en salud con validación previa de la DIAN, según el mecanismo definido por el Ministerio.
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¿Qué plataforma se usará?
Los facturadores electrónicos del sector salud y demás entidades obligadas a reportar RIPS, deberán enviar al Ministerio de Salud, los RIPS a través del servicio web del Sistema Integral de Información de la Protección Social (SISPRO), de acuerdo con las especificaciones determinadas.
Todas las entidades involucradas en la generación, custodia, validación, envío y recepción de los datos del RIPS, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos. relacionados con el tratamiento de información.
Una vez publicada esta resolución y a partir del 1 de julio de 2022, las entidades deben entregar los RIPS conforme lo previsto en la presente resolución y su anexo técnico, mientras se cumple este plazo los RIPS deberán ser entregados en las estructuras definidas en la Resolución 3374 de 2000 y demás normas
relacionadas.
“La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, y deroga a partir del 1 de julio de 2022 las Resoluciones 4924 de 1998, 4144 de 1999, 1077 y 3374 de 2000, 951 de 2002, 1531 y 4449 de 2014” concluye el documento.
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