El Ministerio de Salud publicó el proyecto de resolución que adopta el Anexo Técnico “Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta”, que contiene los campos de datos en formato XML como requisitos adicionales que deberán cumplir los actores del sector salud en la generación de la factura electrónica de venta.
Estableciendo que se debe incluir el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud –RIPS como soporte para el trámite de la Factura Electrónica de Venta -FEV en salud y se mencionan los criterios para para su implementación, radicación y trámite.
El anexo técnico estará disponible en el siguiente vínculo: http://url.minsalud.gov.co/facturacion-electronica y deberá ser adoptado por los facturadores electrónicos del sector salud a más tardar el 1 de julio de 2022. Se entienden como facturadores electrónicos del sector salud – FES, las entidades encargadas de la prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud relacionadas en los numerales 1, 2 y 3:
- Los prestadores de servicios de salud – PSS.
- Los proveedores de tecnologías en salud – PTS.
- Las entidades que en el marco de sus funciones legales deban entregar los datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud – RIPS al Sistema de General de Seguridad Social en Salud.
Pero las disposiciones deben ser también acatadas por los siguientes actores.
- Las entidades promotoras de salud – EPS.
- Las entidades adaptadas.
- Las entidades territoriales.
- Las administradoras de riesgos laborales – ARL en el componente salud.
- Las compañías de seguros autorizadas para ofrecer pólizas del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito – SOAT
- Las entidades que ofrecen planes voluntarios de salud.
- La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud – ADRES.
- Las entidades de régimen especial y de excepción.
Trazabilidad de la factura electrónica de venta de los servicios y tecnologías de salud
Para efectos de la trazabilidad de la factura de venta de los servicios y tecnologías de salud, y teniendo en cuenta que la factura electrónica de venta con validación previa, así como los documentos equivalentes, notas crédito, notas débito y demás instrumentos electrónicos son trasmitidas con el documento electrónico de validación al adquirente, éstos deberán enviarse al Ministerio de Salud en los términos y condiciones técnicas que este determine.
Fuentes de información para diligenciar la FEV
La fuente de información para el diligenciamiento de los campos de datos adicionales del sector salud en el formato XML, serán el RIPS y los acuerdos de voluntades suscritos entre los facturadores electrónicos y las EPS, entidades adaptadas, ARL en el componente salud, secretarias de salud del orden departamental, distrital o municipal, compañías de seguros autorizadas para ofrecer el SOAT, entidades que ofrecen planes voluntarios de salud y demás pagadores.
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Una vez validada la factura electronica de venta en salud por parte de la DIAN, y considerando al RIPS como parte de la factura electrónica de venta, estos deben ser presentados por parte del FES en una sola entrega a las ERP o demás pagadores y al Ministerio de Salud, en los términos y condiciones técnicas que defina el Ministerio. Los demás soportes requeridos en la normatividad legal vigente deben ser presentados junto con la FEV y los RIPS a la entidad responsable de pago o demás pagadores según corresponda.
La información de que trata el Anexo Técnico “Campos de datos adicionales del sector salud incluidos en la generación de la factura electrónica de venta”, deberá ser consistente con la representación gráfica de la factura de venta y con la información reportada en el RIPS como soporte de esta, en lo que aplique.
Sin embargo, en caso de no existir contrato, las ERP y demás pagadores deben suministrar la información para el diligenciamiento de los campos de datos adicionales del sector salud, que le sea requerida por el FES.
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Adicionalmente, los campos de datos relacionados con la identificación de los usuarios y el detalle administrativo y asistencial de los servicios y tecnologías de salud objeto de FEV, estarán contenidos en el RIPS, guardando la respectiva integridad referencial con la factura, los cuales serán entregados como soporte para la radicación y el inicio del trámite de pago la factura electrónica en salud.
Cabe mencionar, que las entidades responsables de pago y demás pagadores no podrán exigir, ni incluir campos de datos adicionales, ni modificar los ya definidos y su incumplimiento dará lugar a las investigaciones y medidas que determinen las entidades de inspección, vigilancia y control.
¿Cómo se radica la factura electrónica de venta en salud?
Con la entrega de la FEV en salud, el RIPS y los demás soportes determinados en la normatividad vigente a la entidad responsable de pago o demás pagadores, se debe generar de manera inmediata el número único de radicación al conjunto de información recibida, momento a partir del cual la factura de venta en salud se entenderá radicada, procediendo el trámite de la misma en el plazo establecido en la Ley. Una vez generado el número único de radicación y su correspondiente fecha y hora de radicación, deben ser informados al facturador conforme al mecanismo establecido para el efecto por las partes.
A partir de la fecha de expedición de la FEV con validación previa de la DIAN, los FES tendrán los treinta (30) días hábiles siguientes para la radicación ante las entidades responsables del pago y demás pagadores, de la factura en salud, el RIPS y los demás soportes determinados en la normatividad vigente. Vencido este plazo sin que se realice la radicación, procederá por parte del FES la anulación de dicha FEV en salud.
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Finalmente, en los casos de FEV en salud relacionadas con contratos bajo la modalidad de pago por capitación, en virtud del pago anticipado de la FEV en salud, la primera factura en salud de dicho contrato no incluirá el RIPS para su radicación y trámite. Para la radicación de la segunda FEV en salud será requisito haber entregado a la ERP o demás pagadores, los RIPS y demás soportes de la primera FEV en salud de dicho contrato y así sucesivamente para las demás.
