El Ministerio de Salud en un nuevo proyecto de resolución dio a conocer una serie de ajustes dirigidas a las Administradoras de Riesgos Laborales – ARL y al Sistema de Afiliación Transaccional – SAT. El objetivo es contar con la información actualizada sobre la afiliación de los empleadores, trabajadores dependientes y estudiantes en práctica formativa para facilitar los procesos de traslado, retracto y reporte de mora.
La primera de las modificaciones se plantea para el reporte de la información de las ARL, proceso descrito en el artículo 11 de la Resolución 2389 de 2019. El documento en borrador propone un reporte en tiempo real al SAT con la siguiente información:
- Las afiliaciones y reporte de novedades que se realicen a través del formulario dispuesto para tal fin.
- Ejercicio del derecho al retracto.
- La mora de los aportantes al SGRL
- Los acuerdos de pago suscritos con empleadores y el incumplimiento de este.
- La reclasificación de riesgo de los centros de trabajo.
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Se elimina el reporte de la validación del Registro Único Tributario – RUT, cuando el SAT no tenga la información. Sin embargo, se añade lo siguiente: “Las administradoras de riesgos laborales deben reportar en línea y en tiempo real al SAT aquellos aportantes que se encuentren en mora, así como aquellos que modifiquen su estado de pago al día o con acuerdo de pago”.
En relación con la operación del SAT, descrita en el segundo anexo técnico de la Resolución 2389 de 2019, el proyecto de resolución agrega un nuevo capítulo, completando así seis capítulos que concentran la actividad del SAT:
- Roles en el SAT
- Funcionalidades en el SAT
- Disposición de información desde el SAT
- Reporte de información al SAT
- Incorporación de información de afiliación del SGRL en el SAT
- Validaciones técnicas para la información de traslados, retracto de traslados y mora de los empleadores afiliados al SGRL
Es importante señalar que, en la resolución en borrador se establece que las ARL deben reportar la información de manera oportuna, completa, suficiente y veraz. De no ser así serán sancionadas bajo los criterios normativos que rigen actualmente.
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¿Cómo se llevarían a cabo los reportes de traslado y retractos desde el SAT?
De acuerdo con este apartado, el Ministerio de Salud segmenta los procesos de validaciones técnicas según el objetivo de las solicitudes de los empleadores que se realicen a través del SAT. Para el caso de las solicitudes de traslado o el reporte de traslado por parte de la ARL destino al SAT se deben completar nuevos pasos o etapas de validación.
Si se trata de una solicitud de traslado de ARL, la solicitud de este cambio se debe hacer desde la ARL destino o el empleador con esta información actualizada:
- Para la ARL, se tomará como fecha de solicitud la reportada en la estructura del servicio web.
- Para el empleado se tomará como fecha de solicitud la fecha del registro de la novedad a través de la funcionalidad dispuesta para tal fin.
Con esta primera etapa completada, el SAT verificará el estado de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales – SGRL por parte del empleador, persona natural o persona jurídica que aplique según estos criterios:
- Si con la información contenida en la base de datos del SAT se establece que el reporte de la afiliación al SGRL se encuentra activo y sin reporte de un traslado en trámite, el sistema de afiliaciones continúa con el proceso de validación para la aplicación de los criterios técnicos para el traslado de ARL.
- Si con la información contenida en la base de datos del SAT se establece que no se encuentra reporte activo o no existe la afiliación al SGRL o se encuentra reportado un trámite de traslado en curso, desde el sistema se envía un mensaje a quien reporta la novedad informando que no es posible realizar el traslado y se finaliza el proceso en esta etapa.
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En caso de que sea una empresa con reporte activo en el SAT y sin trámite de traslado pendiente, desde el SAT se procederá a verificar el tiempo de permanencia con la ARL origen en su base de datos, de acuerdo con los parámetros de tiempo de permanencia definidos en la normatividad vigente. El término se cuenta desde la afiliación inicial o el último traslado bajo estos parámetros:
- Si en el SAT se establece que la solicitud de traslado cumple con el tiempo de permanencia según lo definido en el artículo 21 de la Ley 776 de 2002, el sistema continúa con la aplicación de los criterios para el traslado de ARL.
- Si por el contrario se establece que la solicitud de traslado no cumple con el tiempo de permanencia, el sistema procederá a generar un mensaje informando a quien reporta la novedad que no es posible continuar con el proceso de traslado dando por finalizada la transacción.
Ahora bien, en caso de retracto de traslados de ARL, el proceso deberá llevarse a cabo desde el SAT y completar la validación que será descrita a continuación:
- Verificar si dentro del SAT se encuentra una solicitud de traslado de ARL sin cobertura y dentro del término establecido en la reglamentación; es decir, 30 días calendario establecido en la reglamentación, es decir siguientes a la fecha de solicitud del traslado registrada en el SAT.
En caso de que la solicitud de retracto sea presentada bajo los términos definidos, se permitirá el retracto del traslado. La información sobre el estado del retracto deberá ser entregada por el SAT a a las ARL origen y destino del desistimiento.
Si la solicitud del retracto de traslado no está dentro del término establecido en la norma, el SAT no permitirá su avance. Es decir, se procederá con el traslado planteado inicialmente. Desde el SAT se informará a quién corresponda que, dada la extemporaneidad de la petición, no puede ser validada y por ende, no se permite dicho trámite.
Para conocer los posibles cambios a la operación del SAT relacionada con los reportes de las ARL, lo invitamos a consultar el documento anexado:
