El Ministerio de Salud publicó un proyecto de resolución mediante el cual modifica el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL), inicialmente adoptado en la Resolución 413 de 2025. El nuevo formato, que empezará a producir efectos a partir del primero de febrero de 2026, redefine la manera en que empleadores, trabajadores independientes, estudiantes, voluntarios, entidades públicas y privadas registran la afiliación y las novedades ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
La propuesta incorpora las disposiciones de la Ley 1562 de 2012, la Ley 2208 de 2022 (Ley de Segundas Oportunidades), la Ley 2461 de 2025, la Ley 2466 de 2025 (Reforma laboral para el trabajo decente y digno) y las resoluciones que han modificado la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), entre ellas la Resolución 2064 de 2025 y la Resolución 2520 de 2024. El objetivo es que el formulario refleje con mayor precisión las condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollan las actividades laborales y formativas, armonizando la información reportada al SGRL con la nueva arquitectura normativa del mercado laboral.
Objeto, alcance y entrada en vigencia del nuevo formulario
El proyecto de resolución establece como objeto la modificación del Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al SGRL contenido en la Resolución 413 de 2025, y la adopción de un nuevo formato, incorporado como Anexo Técnico 1, junto con un instructivo de diligenciamiento que se incluye como Anexo Técnico 2. Estos anexos definen, campo por campo, la estructura de información que deberán utilizar aportantes y ARL.
El ámbito de aplicación del formulario es amplio e incluye:
- Las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).
- Todos los aportantes obligatorios y voluntarios al SGRL.
- Entidades territoriales certificadas en educación, instituciones educativas y escuelas normales superiores.
- Entidades públicas y privadas donde los estudiantes desarrollan actividades de práctica.
- Entidades que integran el Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta.
- Entidades o personas que suscriban convenios de trabajo penitenciario indirecto.
- Entidades públicas sin ánimo de lucro u organizaciones no gubernamentales que disponen plazas para la prestación de servicios de utilidad pública como pena sustitutiva de prisión.
- Pagadores de aportes de concejales municipales o distritales y ediles de Juntas Administradoras Locales.
- Empresas que contraten laboralmente a personas beneficiarias de la Ley de Segundas Oportunidades o cuyos socios o accionistas pertenezcan a esa población.
El proyecto asigna a las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo la función de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de estas disposiciones. Aunque la resolución regirá desde su expedición, se precisa que producirá efectos desde el 1 de febrero de 2026, lo que otorga un periodo de ajuste para que empleadores, entidades educativas, organizaciones sociales y ARL adapten sus procesos y sistemas de información al nuevo esquema.
Nuevos tipos de afiliado y cotizante: una clasificación más detallada
Uno de los cambios centrales del proyecto se encuentra en el Capítulo I del formulario, donde se reorganiza y amplía el campo “Tipo de afiliado”. La nueva versión del formulario reconoce, entre otros, los siguientes tipos:
- Trabajador dependiente.
- Trabajador dependiente de tiempo parcial con varios empleadores.
- Trabajador independiente.
- Independiente voluntario al SGRL.
- Trabajador penitenciario.
- Estudiante en prácticas o actividades formativas.
- Voluntario en primera respuesta (afiliado únicamente a riesgos laborales).
- Mujer cabeza de familia en prestación de servicios de utilidad pública.
- Promotor del Servicio Social para la Paz.
- Persona vinculada en el marco de la Ley de Segundas Oportunidades.
El instructivo del Anexo Técnico 2 detalla la correspondencia entre estas categorías y los códigos de tipo de afiliado cotizante al SGRL, armonizados con la PILA. Allí se desagregan, por ejemplo, códigos específicos para trabajadores dependientes y de servicio doméstico, funcionarios públicos sin tope de ingreso base de cotización, trabajadores de tiempo parcial, independientes agremiados o asociados, beneficiarios del Fondo de Solidaridad Pensional, concejales y ediles en diferentes condiciones, independientes con contratos de prestación de servicios superiores a un mes, trabajadores penitenciarios, estudiantes en modalidades formativas diversas, voluntarios en primera respuesta, promotores del Servicio Social para la Paz y afiliados bajo la Ley de Segundas Oportunidades.
A esta clasificación se suma el campo “Subtipo de afiliado”, que permite precisar condiciones particulares, como pensionados que reingresan a la actividad económica, conductores de servicio público de transporte individual, personas no obligadas a cotizar a pensión o pertenecientes a regímenes exceptuados, entre otros casos. De esta manera, el formulario se convierte en un instrumento más fino para identificar la relación jurídica y las reglas de cotización asociadas a cada afiliado.
Modalidad de trabajo, sitio de actividad y jornada: énfasis en tiempo, modo y lugar
El Capítulo V del formulario y su instructivo refuerzan la obligación de describir con detalle cómo y dónde se realiza la actividad que da origen a la afiliación al SGRL. Para ello, se crean campos obligatorios sobre:
- Modalidad de trabajo: se distinguen el trabajo presencial, el teletrabajo, el trabajo en casa y el trabajo remoto, cada uno con su definición normativa. El formulario exige indicar si la actividad se desarrolla en la sede de la empresa, en un lugar distinto mediante tecnologías de la información y las comunicaciones, en el marco de habilitaciones transitorias de trabajo en casa o en una relación completamente remota desde el inicio hasta la terminación del vínculo.
- Sitio de trabajo o lugar de la práctica o actividad: se diferencia la sede principal del centro de trabajo donde efectivamente se presta el servicio, se realiza la práctica formativa, se ejecuta el trabajo penitenciario, se desarrolla el servicio de utilidad pública o se cumple el rol de promotor o voluntario. En trabajo en casa o trabajo remoto, el lugar donde se ejecuta la labor se registra como centro de trabajo, mientras que en teletrabajo se mantiene la sede principal como referencia.
- Código de actividad económica y clase de riesgo: el formulario obliga a consignar el código de la actividad económica del centro de trabajo y su clase de riesgo, de acuerdo con la tabla oficial del SGRL, lo que incide directamente en la tarifa de cotización y en la gestión de la prevención por parte de las ARL.
- Ocupación u oficio y ubicación: se debe diligenciar el código de ocupación u oficio y la ubicación precisa del sitio de trabajo, incluyendo dirección, municipio o distrito, localidad o comuna, departamento y zona urbana o rural.
Así mismo, el formulario incorpora un campo para la jornada establecida (jornada única, por turnos o rotativa) y otro para registrar la licencia parental flexible de tiempo parcial, indicando las horas de inicio y finalización de la jornada reducida. Este nivel de detalle busca que la afiliación refleje de manera más exacta los periodos y condiciones de exposición al riesgo.
Condiciones pactadas y reporte de novedades: una estructura para múltiples figuras de vinculación
El Capítulo VI agrupa las condiciones pactadas según el tipo de afiliado:
- En el caso de trabajadores dependientes y dependientes de tiempo parcial, se registra la denominación del cargo.
- Para independientes con contrato de prestación de servicios superior a un mes, se consigna el tipo de contrato (civil, administrativo o comercial), las fechas de inicio y terminación, el valor total del contrato y el valor mensual.
- Para independientes voluntarios al SGRL, se reportan las fechas de inicio y fin de la ocupación u oficio.
- Para trabajadores penitenciarios, estudiantes, voluntarios en primera respuesta, mujeres en servicio de utilidad pública, promotores del Servicio Social para la Paz y personas vinculadas bajo la Ley de Segundas Oportunidades, se diligencian los periodos de actividad y las labores principales o de apoyo, con listados específicos de actividades según cada figura.
En materia de novedades, el formulario organiza 17 tipos de eventos que pueden ser reportados, entre ellos:
- Ingreso, retiro y retiro por muerte.
- Incapacidades por enfermedad general y por accidente de trabajo o enfermedad laboral.
- Suspensión del contrato, de la práctica, del trabajo penitenciario o del servicio de utilidad pública, así como licencias no remuneradas.
- Vacaciones y licencias remuneradas.
- Licencias de maternidad y paternidad.
- Modificación de datos básicos y complementarios del afiliado.
- Cambio de centro de trabajo, práctica o actividad.
- Cambio de ocupación u oficio.
- Modificación del ingreso base de cotización.
- Traslado de ARL.
- Actualización del documento de identificación del responsable de la afiliación.
- Registro de licencia parental flexible de tiempo parcial.
El instructivo precisa qué campos deben diligenciarse en cada tipo de novedad, define si el reporte lo hace el afiliado o el responsable de la afiliación y exige la firma del afiliado o del responsable, así como la del funcionario de la ARL.
Implicaciones operativas y fecha clave para el sector
Aunque formalmente se presenta como un ajuste de formulario, el proyecto de resolución tiene impacto operativo directo sobre empleadores, entidades educativas, organizaciones sociales y ARL. El nivel de detalle que se incorpora en la clasificación de afiliados, la descripción de la modalidad de trabajo, la identificación del centro de actividad y la definición de la jornada demanda revisar los procesos internos de afiliación, actualización de datos y reporte de novedades, garantizando coherencia con la PILA y con la normativa vigente.
De cara al primero de febrero de 2026, las instituciones deberán adaptar sus sistemas de información y sus formatos internos al nuevo Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al SGRL y a su instructivo asociado. En adelante, la calidad y precisión de la información consignada en este formulario será un componente central para la administración de los riesgos laborales en Colombia y para el ejercicio de inspección, vigilancia y control por parte de las autoridades competentes.
Encuentre aquí el proyecto de resolución completo que modifica el Formulario Único de Afiliación y Novedades al SGRL
