El 27 de septiembre pasado, el Ministerio de Salud emitió la Resolución 1557 del 2023, que proporciona regulaciones adicionales al Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS). De acuerdo con los lineamientos, el RIPS funcionará como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud.
Bajo esta premisa, el RIPS se entenderá como el “conjunto de datos que contiene la información administrativa, financiera y asistencial de los procesos de prestación o provisión de servicios y tecnologías de salud y su facturación ante las Entidades Responsables de Pago —ERP y demás pagadores”. Cabe resaltar que la información que allí se recopila es fundamental para el seguimiento del comportamiento de las condiciones de salud de la población y de los procesos de dirección, regulación y control.
En la Resolución 1557 de 2023, se establece el mecanismo único de validación de la estructura, contenido y datos como soporte de la factura electrónica de venta -FEV en salud y de los documentos electrónicos asociados a la misma, notas crédito y notas débito, a las notas ajuste del RIPS y los RIPS sin una factura, según el caso.
Cuando los RIPS estén vinculados con notas de ajuste, dado que no tienen un impacto en el valor de la Factura Electrónica de Venta, deben ser presentados sin la inclusión de un documento electrónico de facturación. En esta categoría, se entenderán a los documentos generados por las entidades responsables de informar RIPS, que ofrecen servicios y tecnologías de salud sin recibir compensación monetaria a cambio.
¿Cuáles entidades deberán implementar el RIPS como soporte de la factura electrónica?
La aplicación del RIPS dentro de la FEV en salud será de obligatorio cumplimiento para los prestadores, proveedores de tecnologías sanitarias, EPS y entidades adaptadas, entidades administradoras de los regímenes Especiales y de Excepción, las secretarías de salud (orden departamental, distrital, municipal).
También será un requisito para las administradora de planes voluntarios de salud, ARL, compañías de seguros que ofrecen pólizas SOAT-ADRES, organismos que realicen investigaciones o pilotos sobre servicios y tecnologías en salud, las entidades que deban entregar datos del RIPS al sistema de salud.
Mecanismo único de validación del RIPS
De acuerdo con la Resolución 1557 del año 2023, el mecanismo único de validación se compone por los procesos, sistemas de información, entidades o personas “que deben aplicar los facturadores para cumplir con la validación única del registro como soporte de la factura electrónica de venta”. O en otros casos, el mecanismo que deben cumplir las entidadas obligadas a reportar en el registro y hacer el envío al Ministerio. Dicho mecanismo está compuesto por los siguientes procesos:
- Sistema de información de validación y envío de archivos.
- Proceso de registro o actualización de entidades.
- Proceso de disposición de datos.
Sistema de validación y envío de archivos en RIPS
El sistema de validación del RIPS y el envío de archivos, se refiere a la solución tecnológica, diseñada y desarrollada para certificar el cumplimiento de las condiciones técnicas y requerimientos funcionales establecidos en las Resoluciones 1036 y 2806 del año 2022.
Dicho mecanismo posibilita la recepción, validación y transmisión de los datos del RIPS en casos de factura de venta electrónica, notas crédito y notas débito (y otros mencionados previamente); también para los RIPS que no cuenten con la factura, según corresponda.El sistema de validación permite generar informes que documentan los resultados de las actividades indicadas al inicio de este artículo.
El Ministerio ofrecerá dos opciones del sistema de validación de RIPS, y la elección de cuál usar dependerá de las particularidades operativas y tecnológicas del proveedor de servicios de facturación electrónica en el sector salud. Este proveedor deberá implementar la opción que considere más adecuada para satisfacer sus requisitos y recursos.
Alternativa A: Solución tecnológica tipo CLIENTE/SERVIDOR, dirigida a facturadores electrónicos del sector salud que no tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, y que para su utilización solo requiere de la transmisión del conjunto de archivos de información.
Alternativa B: Solución tecnológica tipo API RESTFUL empaquetada en contenedores dirigida a facturadores electrónicos que tienen la posibilidad de adelantar desarrollos propios para interoperar con la plataforma del Ministerio, que permiten la transmisión del conjunto de archivos de información.
¿Cómo se realiza el procesamiento de información del mecanismo único de validación?
- Recepción de los archivos de la factura electrónica de venta — FEV en salud, o sus documentos electrónicos asociados, con validación previa de la DIAN y del archivo RIPS que la soporta o el archivo RIPS de las notas de ajuste, según corresponda.
- Validación del archivo del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud — RIPS, conforme con lo establecido en las Resoluciones 1036 y 2806 de 2022 o las normas que las modifiquen o sustituyan y los lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace:https://www.sispro.gov.co/centralfinanciamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
- Verificación de la relación de la Factura Electrónica de Venta FEV en salud, o de sus documentos electrónicos asociados, con el RIPS soporte de las mismas, según las especificaciones técnicas definidas en las Resoluciones 2805 y 2806 de 2022 o las normas que las modifiquen o sustituyan, y las lineamientos técnicos del RIPS disponibles en el enlace: https://www.sispro.qov.co/centralfinanciamiento/Paqes/facturacion-electronica.aspx.
- Validación de las Notas de ajuste del RIPS, cuando aplique.
- Validación del RIPS sin factura electrónica de venta -FEV en salud, cuando aplique.
- Generación del código único de validación —CUV al RIPS como soporte de la FEV en salud o de sus documentos electrónicos.
- Disposición al facturador electrónico del sector salud, del resultado de las validaciones definidas en la Resolución 2806 de 2022 o la norma que la modifique o sustituya y del CUV cuando aplique, haciendo uso del método establecido en el mecanismo único de validación.
“El Ministerio de Salud y Protección Social como propietario del sistema de información de validación del RIPS, será el encargado de su disponibilidad, seguridad y actualización. Las actualizaciones necesarias para garantizar la calidad, la seguridad y rendimiento del sistema se realizarán informando previamente de las mismas a las entidades participantes, proporcionando las garantías para que la operación no se vea afectada y la validación del RIPS se realice, según las versiones respectivas”.
Proceso de registro o actualización de entidades para el uso de RIPS
A través del Sistema Integrado de Información de la Protección Social (SISPRO), el Ministerio de Salud y Protección Social facilitará la posibilidad de registrar o actualizar los datos de los proveedores de servicios de facturación electrónica en el sector salud y de las entidades responsables de informar RIPS sin factura.
Cabe señalar que, este proceso se requiere como paso previo para utilizar el mecanismo único de validación de RIPS. Para ello, las entidades deben llevar a cabo su registro y actualización desde el enlace: https://web.sispro.gov.co, donde obtendrán un usuario y una contraseña. Estos datos serán necesarios para autenticarse en el sistema de validación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), revisar el proceso de registro o actualización de las entidades que necesitan hacer uso de este requisito.
Proceso de disposición de datos del registro
El mecanismo de validación del RIPS proporcionará al Sistema Integrado de Información Financiera y Asistencial – SIIFA, los datos contenidos en los archivos de la Factura Electrónica de Venta – FEV en el ámbito de la salud y sus documentos electrónicos relacionados.
Esta información será validada previamente por la DIAN, y se incluirá en el archivo RIPS validado, junto con el respaldo correspondiente para cada uno de estos documentos. En casos aplicables, también se incluirá el archivo de notas de ajuste de RIPS, todo ello acompañado del código único de validación (CUV).
La información contenida en el registro, en apoyo de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en el ámbito de la salud, estará disponible para los sistemas de información gestionados por este Ministerio que lo soliciten, así como para otros actores del sistema de salud.
El Ministerio de Salud y Protección Social proporcionará mensualmente a las entidades territoriales de nivel departamental y distrital un archivo que contenga los datos del RIPS correspondientes a su área de influencia. Estos archivos estarán disponibles en el servidor FTPS habilitado para tal fin.
Aspectos relevantes sobre el manejo de los datos:
En primer lugar, y teniendo en cuenta los datos recibidos, el Ministerio definirá el conjunto de informes que den cuenta de la calidad y estandarización de los datos a las entidades destinatarias del presente act administrativo, con el fin de retroalimentarlas frente al mejoramiento en la generación de los datos.
En segundo lugar, los facturadores electrónicos del sector salud y las entidades obligadas a reportar el RIPS, son responsables de la veracidad y consistencia de los datos registrados y del cumplimiento de las reglas de validación de los mismos, según lo dispuesto en las Resoluciones 1036 y 2806 de 2022 o las normas que las adicionen o sustituyan.
Las reglas de validación aplicables al RIPS como soporte de la FEV en salud, serán actualizadas e incorporadas progresivamente al mecanismo único de validación para mejorar la calidad de la información.
Y en tercer lugar, el Ministerio de Salud estará en cargado de publicar un informe mensual sobre el comportamiento de los participantes del sistema en el reporte del RIPS como soporte de la FEV en salud y definirá el mecanismo que permita el acceso a esta información.
Minsalud brindará apoyo técnico a las entidades
El Ministerio de Salud y Protección Social ha establecido un servicio de asistencia técnica destinado a brindar apoyo en el proceso de generación y presentación del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), en calidad de soporte para la factura electrónica de venta (FEV) en el ámbito de la salud.
Los detalles de contacto, así como información relacionada con la normativa vigente, sus anexos, directrices y documentos técnicos, preguntas frecuentes y ejemplos del RIPS como soporte para la factura electrónica de venta, se encuentran disponibles en el siguiente enlace: https://www.sispro.gov.co/central-financiamiento/Pages/facturacion-electronica.aspx.
