El Ministerio de Salud y Protección Social (Minsa) dio a conocer la resolución 0221 de 2024 en el cual se modificaron los anexos técnicos 2 (Aportes a seguridad social de activos) y 3 (Aportes de seguridad social de pensionados) de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA dispuestos en la Resolución 2388 de 2016 que unifican las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
Para el caso del anexo técnico 2, se realizó la modificación la estructura de datos de salud, específicamente en el campo de validaciones y origen de los datos. Se debe registrar de forma obligatoria lo siguiente: planillas de empleados, independientes de empresas, cotizante con novedad de ingreso, independientes, empleados de servicio doméstico, mora, correcciones, madres sustitutas, empleados entidad beneficiaria al Sistema General de Participaciones, pago a aporte patronal faltante, pago seguridad social en cumplimiento con sentencia judicial, uso UGPP para pago por terceros, entre otros.
Respecto al registro de tipo de planilla, establece que los acuerdos de pago realizados por la UGPP o de Órdenes de Pago en marco de un proceso especial es un tipo de planilla que solamente puede ser utilizada por aportantes que vayan a realizar el pago de aportes a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud, Pensiones, Riesgos Laborales Para fiscales derivados de acuerdos de pago realizados con la UGPP.
Especificaciones de la planilla acuerdos de pago realizados por la UGPP o de Órdenes de Pago en marco de un proceso especial – Resolución 0221 de 2024
De acuerdo con la resolución, para el uso de esta planilla el aportante y el cotizante deben estar relacionados con el indicador UGPP Acuerdos de pago que envía Minsalud por medio de la Plataforma de Intercambio de Información PISIS del Sistema Integral de Información de Protección Social, con periodicidad mensual o cuando se requiera. En el caso de que ni el aportante ni el cotizante estén relacionados en el archivo provisto por la UGPP para el período de pago, el operador de información no permitirá el uso de la planilla correspondiente. En esta situación, el aportante deberá comunicarse con la UGPP para resolver el inconveniente y asegurar la correcta inclusión de la información requerida.
Ahora bien, este tipo de planilla no realizará validaciones sobre los valores definidos en los campos de Ingreso Base de Cotización, cotización e intereses de mora. Sin embargo, permitirá el recaudo de los valores reportados por el aportante según los acuerdos de pago establecidos con la UGPP. Cuando el aportante utilice y pague esta planilla, el operador no calculará los intereses de mora correspondientes. En su lugar, permitirá que el aportante indique el valor de los intereses de mora previamente liquidados por la UGPP en los acuerdos de pago.
Por otra parte, esta planilla podrá ser empleada para el pago de aportes al Fondo de Solidaridad Pensional de aquellos cotizantes requeridos por la UGPP. En los casos en que no exista una cotización obligatoria a pensiones, el valor del aporte deberá ser enviado a la administradora con el código FSP001 — Fondo de Solidaridad Pensional.
Para el uso de este tipo de planilla el operador de información debe realizar lo siguiente:
- Validación de la relación entre aportante y cotizante en el archivo proporcionado por la UGPP.
- Verificación de la concordancia de información como tipo y número de documento del aportante, tipo y número de identificación del cotizante, período de pago y número de acto administrativo UGPP con lo reportado.
- Los aportes a subsistemas deben incluir siempre 30 días, a menos que se reporte una novedad de ingreso o retiro.
- Permite al aportante reportar valores definidos en campos específicos de la planilla de acuerdo a los acuerdos de pago.
- Aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud deben dirigirse al código “MIN001”.
- Se deben diligenciar los archivos tipo 1 y tipo 2, y aplicar las reglas de redondeo según el Decreto 780 de 2016.
- No se valida que los IBC para salud, pensión y riesgos laborales sean iguales.
- El valor de los intereses de mora debe coincidir con lo liquidado por la UGPP y reportado en los acuerdos de pago.
- Se deben validar los días de mora y asegurarse de que sean consistentes para todos los subsistemas.
- Permitir solo novedades de ingreso y retiro, reportadas en una sola línea.
- Se debe diligenciar campos específicos cuando la cotización a algún subsistema sea mayor que cero.
- Garantizar que las tarifas reportadas sean las vigentes para el período.
- Los aportes al Sistema General de Pensiones se dirigen a la administradora correspondiente.
- Informar al aportante sobre la administradora de riesgos laborales.
- Validar que la información de nombres y apellidos coincida con la BDUA.
Modificación de Tipo de cotizante
Frente al campo de tipo de cotizante, la resolución detalla la modificación de “Trabajador Penitenciario”, el cual refiere los aportes corresponden a las personas privadas de la libertad que desempeñan labores laborales dentro del sistema penitenciario, según lo establecido en la Resolución 4020 de 2019. Además, también se utiliza para las mujeres cabeza de familia que cumplen labores de utilidad pública como alternativa a la prisión.
Como tal, la tarifa de cotización para los trabajadores penitenciarios se establece según la clase de riesgo asociada a la actividad principal de la entidad contratante o del establecimiento de reclusión donde el trabajador preste sus servicios. En la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), es responsabilidad del aportante reportar la tarifa correspondiente a cotizar.
Asimismo, para las mujeres cabeza de familia que prestan servicios de utilidad pública, la tarifa de cotización se determina en función de la clase de riesgo asociada a la actividad económica de la entidad u organización responsable de la afiliación y pago de la cotización, o del centro de trabajo donde la mujer cabeza de familia presta el servicio.
Este tipo de cotizante contribuirá con 30 días al Sistema General de Riesgos Laborales y el pago se efectuará mes vencido como independiente y será responsabilidad de la persona natural contratante o del establecimiento de reclusión donde el trabajador penitenciario preste sus servicios. Esto se debe realizar a través del tipo de planilla “Y- Planilla Independiente empresas”, o mediante la entidad, organización sin ánimo de lucro y no gubernamental que supervise los servicios de utilidad pública.
Cabe mencionar que, para utilizar este tipo de cotizante, el operador de información debe verificar que el aportante esté relacionado en el archivo “Reporte de Información De Entidades Autorizadas Por el INPEC”, el cual es proporcionado por el Ministerio y se encuentra disponible en el FTP seguro de cada operador de información.
Aclaración manejo de novedad SLN
Para realizar un reporte de novedad SLN, se debe generar un registro tipo 2 por cada una de las novedades. Se debe realizar de la siguiente forma:
- Cuando se deje en blanco este campo, se trata de registrar el periodo de tiempo en el cual el cotizante no tiene este tipo de novedades. Para los trabajadores dependientes, los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales se realizarán por los días laborados.
- Cuando se marque una “X” en este campo, indicará una suspensión temporal del contrato de trabajo o una licencia no remunerada. En este caso, el aportante deberá reportar la tarifa correspondiente al empleador para el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
- Cuando se marque una “C” en este campo, indicará una comisión de servicios. En este caso, no habrá pago al Sistema de Seguridad Social Integral por el periodo que dure la comisión, pero el aportante deberá reportar el Ingreso Base de Cotización y la duración de la novedad. La empresa que recibe al trabajador en comisión de servicios se hará cargo de todos los aportes a la seguridad social.
“Para permitir el reporte de esta novedad en “C”, el Operador de Información debe validar que el aportante se encuentre relacionado en el archivo “Entidades de Naturaleza Jurídica Pública” dispuesto por este Ministerio en el FTP seguro de cada operador de información”, destaca la resolución.
