El Ministerio de Salud y Protección Social prepara la adopción de un nuevo Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales, con ajustes que impactan a ARL, empleadores, instituciones educativas, IPS públicas y privadas, organizaciones de recicladores, trabajadores de tiempo parcial, población vulnerable vinculada laboralmente y otros grupos especiales.
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¿Qué cambia con el proyecto?
El proyecto de resolución del Ministerio de Salud y Protección Social plantea la adopción de un nuevo Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales, junto con su instructivo de diligenciamiento. La medida también deroga la Resolución 196 de 2026, que había ajustado previamente el formulario para incorporar nuevos tipos de aportantes y cotizantes.
El cambio no es meramente formal. El documento reorganiza el proceso de afiliación y reporte de novedades en riesgos laborales para reflejar varias modificaciones normativas recientes, entre ellas las relacionadas con trabajadores de tiempo parcial, recicladores de oficio, personas vinculadas laboralmente que permanecen temporalmente en el régimen subsidiado, promotores del Servicio Social para la Paz, internos de medicina y población migrante venezolana identificada con PEP-TUTOR.
Desde una perspectiva operativa, el nuevo formulario busca alinear la información reportada por empleadores, aportantes, ARL y otros responsables de afiliación con las validaciones previstas en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Esto implica mayor precisión en la identificación del afiliado, el tipo de cotizante, la actividad económica, la clase de riesgo, el sitio donde se ejecuta el trabajo o práctica y las condiciones pactadas para la actividad.
Alcance para ARL, empleadores, IPS e instituciones educativas
El ámbito de aplicación es amplio. El proyecto aplica a las Administradoras de Riesgos Laborales, aportantes obligatorios y voluntarios, entidades territoriales certificadas en educación, instituciones educativas, escuelas normales superiores, empresas o instituciones públicas y privadas donde se realicen prácticas estudiantiles, entidades del Subsistema Nacional de Voluntarios en Primera Respuesta y contratantes de trabajo penitenciario indirecto.
Para el sector salud, uno de los puntos relevantes es la inclusión expresa de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas donde se desarrollan actividades de médicos internos, así como de las Instituciones de Educación Superior que ofrecen programas de pregrado en medicina y reportan estudiantes en internado rotatorio.
Este punto exige especial atención de hospitales universitarios, clínicas y centros asistenciales que reciben estudiantes en práctica formativa o internos de medicina. La afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales no solo debe responder a la condición académica o formativa, sino también a las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se desarrolla la actividad, incluyendo sitio de práctica, actividad principal, actividad secundaria, fechas de inicio y finalización, clase de riesgo y, cuando corresponda, remuneración por apoyo mensual.
Nuevos grupos y códigos en riesgos laborales
El proyecto incorpora o ajusta varias categorías de aportantes y cotizantes. Entre ellas se encuentran el “Pagador Recicladores de Oficio”, el “Reciclador de Oficio”, el “Dependiente con permanencia en el Régimen Subsidiado” y el “Trabajador de tiempo parcial independiente”. También se mantiene la articulación con categorías previamente incorporadas, como concejales, ediles, Ley de Segundas Oportunidades e internos de medicina.
En el caso de los recicladores de oficio, el proyecto recoge lo dispuesto en el Decreto 271 de 2026 sobre la Red de Protección Social para la Vida de esta población. Las organizaciones de recicladores de oficio serán responsables de la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de sus recicladores asociados, con base de cotización de un salario mínimo legal mensual vigente por mes completo.
El trabajador de tiempo parcial independiente también adquiere tratamiento específico. Esta categoría está prevista para personas con ingresos inferiores a un salario mínimo legal mensual vigente que realicen aportes por periodos inferiores a un mes. El pago se efectuaría como independiente, mes vencido, por treinta días, con base de cotización de un salario mínimo legal mensual vigente. Además, podrá efectuar aportes a pensión, riesgos laborales y cajas de compensación familiar de manera voluntaria.
Permanencia temporal en régimen subsidiado: implicaciones para empleadores
Otro ajuste relevante está asociado al artículo 65 de la Ley 2466 de 2025 y a la Resolución 611 de 2026. El proyecto contempla la categoría de dependiente con permanencia en el régimen subsidiado, aplicable a personas en pobreza extrema, pobreza moderada o vulnerabilidad que inicien una relación laboral y decidan permanecer afiliadas al régimen subsidiado de salud por un plazo de seis meses.
Este beneficio es por una sola vez, pero no exime al empleador de sus obligaciones. El empleador debe efectuar los aportes a pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, SENA e ICBF, según corresponda. Para las áreas de talento humano, nómina y seguridad social, esta categoría exigirá validación rigurosa de la información reportada, especialmente frente a los archivos que laborales, cajas de compensación familiar, SENA e ICBF, según corresponda. Para las disponga la ADRES para la identificación de los afiliados con permanencia en el régimen subsidiado.
En instituciones de salud con alta rotación laboral, contratación por turnos o vinculación de personal operativo, este punto puede tener efectos prácticos en la parametrización de nómina, afiliación a ARL, conciliación de aportes y validación de condiciones de afiliación en salud.
PEP-TUTOR y regularización documental
El proyecto también incorpora el Permiso Especial de Permanencia para Representantes Legales o Custodios de niñas, niños y adolescentes, conocido como PEP-TUTOR, dentro de los tipos de documento admisibles en el formulario. Esta inclusión responde a la implementación realizada por Migración Colombia y permite que población migrante venezolana regularizada bajo esa figura pueda ser identificada en los procesos de afiliación y reporte de novedades al Sistema General de Riesgos Laborales.
Para empleadores e instituciones que contratan o vinculan población migrante, el ajuste obliga a revisar los sistemas internos de registro, validación documental y reporte ante ARL, de manera que este nuevo tipo de identificación sea reconocido correctamente en los procesos administrativos.
Fechas de transición y vigilancia
La resolución regirá desde su expedición y surtirá efectos a partir de su publicación en el Diario Oficial, salvo para tres grupos con fechas específicas de implementación. Las organizaciones de recicladores de oficio deberán efectuar el registro de afiliación y reporte de novedades desde el 1 de julio de 2026. Los trabajadores de tiempo parcial independientes lo harán desde el 1 de agosto de 2026. Los trabajadores dependientes con permanencia en el régimen subsidiado deberán hacerlo desde el 1 de noviembre de 2026.
La inspección, vigilancia y control estará a cargo de las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo. Esto implica que la aplicación del formulario no solo será un asunto administrativo, sino también un componente de cumplimiento frente a obligaciones laborales y de seguridad social.
Una actualización operativa con efectos en gestión institucional
El nuevo formulario consolida una tendencia normativa: ampliar la cobertura y trazabilidad del Sistema General de Riesgos Laborales sobre poblaciones con condiciones laborales, formativas o sociales específicas. Para las IPS, universidades, empleadores y ARL, el reto estará en traducir el nuevo formulario en procesos internos claros, datos consistentes y reportes oportunos.
La medida exige revisar matrices de afiliación, flujos de talento humano, convenios docencia-servicio, contratos de prestación de servicios, vinculación de internos de medicina, clasificación de riesgos y soportes documentales. En términos de gestión institucional, el formulario se convierte en una herramienta de control operativo sobre quién está afiliado, bajo qué condición, en qué actividad, con qué clase de riesgo y desde qué fecha inicia la cobertura.
Consulto y descargue el Proyecto de Resolución aquí:
