En un ajuste operativo con implicaciones directas para ARL, aportantes y actores del sector educativo y asistencial, el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 196 de 2026, que modifica el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) y su instructivo, con el propósito de alinear el instrumento con cambios normativos recientes y con nuevas categorías de cotización que ya impactan la afiliación y el reporte en PILA.
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La decisión deroga la Resolución 413 de 2025 y, aunque fue expedida el 4 de febrero de 2026, fija efectos desde el 1 de febrero de 2026, un detalle que obliga a revisar de inmediato los procedimientos de radicación, verificación y consistencia de datos para evitar reprocesos y riesgos de no conformidad.
Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades: qué modifica y para qué
El acto administrativo establece como objeto modificar el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al SGRL adoptado como anexo técnico mediante la Resolución 413 de 2025 y su instructivo de diligenciamiento, “de conformidad con la parte considerativa” del mismo.
En la práctica, el cambio busca que el formulario “describa de manera fiel las circunstancias de tiempo, modo y lugar” en las que se desarrollan actividades laborales o formativas cubiertas por riesgos laborales, incorporando ajustes asociados a nuevas realidades normativas y operativas del aseguramiento.
A quién aplica y por qué el universo se amplía
La resolución define un ámbito de aplicación amplio. Aplica a las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), aportantes obligatorios y voluntarios al SGRL, entidades territoriales certificadas en educación, instituciones educativas, entidades públicas o privadas donde se realicen prácticas, y actores vinculados a modalidades específicas (voluntariado, trabajo penitenciario, servicios de utilidad pública).
En esa lista se incluyen de manera expresa:
- el pagador de aportes de concejales municipales o distritales y ediles de Juntas Administradoras Locales;
- empresas que contraten a población cobijada por la Ley de Segundas Oportunidades;
- y las IPS públicas y privadas donde se realizan actividades asociadas al internado y la docencia-servicio, al quedar mencionadas junto con las IES que reportan estudiantes que realizan internado rotatorio.
El trasfondo es normativo. La resolución cita como soporte, entre otros, el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012 (afiliación obligatoria y voluntaria al SGRL) y modificaciones posteriores que ampliaron o precisaron sujetos y condiciones de aseguramiento.
Cambios normativos que promueven la actualización del formulario
El documento conecta la necesidad de ajuste con varias piezas regulatorias recientes:
- Concejales con acceso a seguridad social: se menciona que el artículo 4 de la Ley 2461 de 2025 modificó el artículo 23 de la Ley 1551 de 2012, reconociendo el derecho de concejales al sistema de seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y cajas), con cargo al presupuesto municipal, sin vínculo laboral con la entidad territorial.
- Reforma laboral y aprendices: la resolución alude al artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, que ajusta reglas de cobertura del aprendiz en fase lectiva y práctica (o formación dual), incluyendo riesgos laborales y el Sistema de Seguridad Social Integral conforme al régimen de dependientes.
- Ley de Segundas Oportunidades: se cita la Ley 2208 de 2022 y la creación del tipo de cotizante “71” en la estructura PILA, para reportar aportes de trabajadores beneficiarios, con cotización a salud, pensión, riesgos laborales, SENA, CCF e ICBF.
- Internos de medicina: la resolución recoge que, vía Resolución 2064 de 2025, se estableció la afiliación al SGRL de internos de medicina como independientes, tipo de cotizante “73 Interno de Medicina”, con tarifa asociada a clase de riesgo III y con referencia específica a la actividad económica de hospitales y clínicas con internación (código 8610, código 01, según el Decreto 768 de 2022).
Adicionalmente, señala que la Resolución 010 de 2026 creó el tipo de cotizante “73” y fijó el procedimiento y especificaciones operativas para reporte, verificación y giro de remuneración mensual, junto con la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral de los internos de medicina.
Qué incorpora el anexo técnico: estructura, tipologías y datos críticos
Aunque el anexo técnico se presenta en formato de formulario e instructivo, el texto deja claro que la actualización incorpora variables y validaciones asociadas a tipos de aportantes y cotizantes usados en PILA, incluyendo, entre otros, los cotizantes “34” y “35” para concejales, y el “51” para trabajador de tiempo parcial, además de ajustes a denominaciones previas (como el tipo “19” aprendiz etapa lectiva y el “71” segundas oportunidades).
El instructivo enfatiza que el formulario puede diligenciarse en forma física o electrónica y que datos como la fecha de radicación (recepción por la ARL) y la fecha de inicio de cobertura (día calendario siguiente a la afiliación) son claves para la trazabilidad del trámite.
Vigencia, efectos y control, lo que cambia desde febrero de 2026
El acto rige desde su expedición y produce efectos desde el 1 de febrero de 2026, derogando la Resolución 413 de 2025.
En materia de control, asigna a las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo la inspección, vigilancia y control del cumplimiento.
Implicaciones operativas para ARL, IPS e instituciones formadoras
Para las ARL y los responsables de afiliación, la actualización del formulario obliga a armonizar procesos de vinculación, reporte de novedades y validaciones con nuevas tipologías (concejales/ediles, tiempo parcial, segundas oportunidades e internos de medicina), evitando inconsistencias entre el formulario y los reportes PILA.
Para instituciones de educación superior, escenarios de práctica y IPS, el punto crítico está en la formalización y trazabilidad de la cobertura cuando existan prácticas formativas o internado, especialmente bajo esquemas normativos que demandan precisión en “tiempo, modo y lugar” de las actividades cubiertas por riesgos laborales.
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