El Ministerio de Salud y Protección Social adoptó un nuevo Formulario Único de Afiliación a Riesgos Laborales mediante la Resolución 1641 de 2026. El instrumento actualiza el registro de afiliaciones y novedades, incorpora categorías asociadas con recientes cambios laborales y sociales, amplía los documentos de identificación admitidos y establece fechas diferenciadas para dos grupos de trabajadores. La norma, expedida el 31 de julio, reemplaza el formulario aprobado por la Resolución 196 de 2026.
La modificación no cambia por sí misma las coberturas asistenciales o económicas del Sistema General de Riesgos Laborales. Su alcance es operativo: busca que las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), los aportantes y las entidades responsables puedan identificar correctamente a poblaciones con condiciones particulares de vinculación, cotización o afiliación.
Formulario Único de Afiliación a Riesgos Laborales incorpora nuevas categorías
La Resolución 1641 adopta tanto el formulario como su instructivo de diligenciamiento, contenidos en los anexos técnicos 1 y 2. El documento puede tramitarse de manera física o electrónica y comprende dos procedimientos principales: la afiliación y el reporte de novedades.
La actualización responde a la necesidad de armonizar el formulario con categorías que ya fueron incorporadas o ajustadas en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Entre ellas se encuentran los recicladores de oficio, los trabajadores dependientes que permanecen temporalmente en el régimen subsidiado y los trabajadores independientes de tiempo parcial con ingresos inferiores a un salario mínimo legal mensual vigente.
También se aclara el tipo de aportante correspondiente al pagador de los promotores del Servicio Social para la Paz y se incorpora el Permiso Especial de Permanencia para representantes legales o custodios de niñas, niños y adolescentes, denominado PEP-TUTOR, dentro de los documentos de identificación aceptados.
Los principales ajustes pueden resumirse así:
| Código o categoría | Incorporación o precisión |
|---|---|
| 16. Pagador Promotor del Servicio Social para la Paz | Se aclara su utilización para las entidades líderes responsables de afiliar a los promotores. |
| 17. Pagador Recicladores de Oficio | Identifica a las organizaciones responsables de la afiliación y el pago de aportes de sus asociados. |
| 74. Reciclador de Oficio | Permite registrar a recicladores asociados a organizaciones de recicladores de oficio. |
| 75. Dependiente con permanencia en el régimen subsidiado | Registra a trabajadores vulnerables que inician una relación laboral y conservan temporalmente su afiliación subsidiada. |
| 76. Trabajador de tiempo parcial independiente | Diferencia a independientes con ingresos inferiores a un salario mínimo que aportan por periodos inferiores a un mes. |
| PEP-TUTOR | Se incorpora como documento válido de identificación en el formulario. |
Estas incorporaciones sustituyen el esquema de la Resolución 196, que ya había incluido categorías como concejales, personas vinculadas mediante la Ley de Segundas Oportunidades, trabajadores de tiempo parcial e internos de medicina.
Responsabilidades para ARL, empleadores, IPS e instituciones educativas
El ámbito de aplicación de la resolución es amplio. Comprende a las ARL y a los aportantes obligatorios y voluntarios, pero también a entidades territoriales certificadas en educación, instituciones educativas, escuelas normales superiores y organizaciones públicas o privadas donde los estudiantes desarrollen prácticas.
En el sector salud, la norma incluye expresamente a las instituciones prestadoras de servicios públicas y privadas donde los médicos internos realizan sus actividades, así como a las Instituciones de Educación Superior que ofrecen programas de pregrado en medicina y reportan estudiantes en internado rotatorio.
El formulario conserva espacios para identificar el tipo de afiliado, el aportante, el ingreso base de cotización, la EPS, la administradora de pensiones, la actividad económica, la clase de riesgo y el sitio donde se ejecuta el trabajo o la práctica. También diferencia modalidades presenciales, teletrabajo, trabajo en casa y trabajo remoto.
En consecuencia, las IPS y universidades deberán verificar que la información relacionada con los internos de medicina corresponda a la actividad desarrollada, el lugar de la práctica y las condiciones reportadas ante la ARL. La resolución mantiene al interno de medicina como tipo de cotizante identificado con el código 73, categoría que ya había sido incorporada en el formulario anterior.
Condiciones para trabajadores vulnerables y recicladores de oficio
El tipo 75 se aplica a personas en pobreza extrema, pobreza moderada o condición de vulnerabilidad que inicien una relación laboral y decidan permanecer afiliadas al régimen subsidiado. Esa permanencia puede extenderse durante seis meses y el beneficio se concede una sola vez.
Para utilizar esta categoría, aportante y cotizante deberán aparecer en el archivo de afiliados con permanencia en el régimen subsidiado que la ADRES dispondrá semanalmente para los operadores de información. La base de cotización será el salario mensual recibido, sin que sea inferior a un salario mínimo, proporcional a los días laborados.
En el caso de los recicladores de oficio, las organizaciones de recicladores serán responsables de la afiliación y del pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales. La base se fija en un salario mínimo por mes completo. Aunque una persona pertenezca a varias organizaciones, solo podrá estar afiliada a una ARL.
Por su parte, el trabajador de tiempo parcial independiente corresponde a quien recibe ingresos inferiores a un salario mínimo y realiza aportes por periodos menores a un mes. El formulario establece para esta categoría una base de un salario mínimo y contempla aportes voluntarios a pensiones, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
¿Desde cuándo deben utilizarse las nuevas categorías?
La resolución rige desde su expedición y produce efectos a partir de su publicación en el Diario Oficial. No obstante, establece una transición específica para dos poblaciones.
Los trabajadores de tiempo parcial independientes deben registrarse con las nuevas condiciones desde el 1 de agosto de 2026. Para los trabajadores dependientes que permanezcan en el régimen subsidiado, la aplicación comienza el 1 de noviembre de 2026. Una vez vencidos esos plazos, la Resolución 196 de 2026 quedará derogada para las respectivas poblaciones.
Esta diferenciación obliga a las ARL, empleadores y operadores a revisar la fecha aplicable antes de seleccionar el tipo de afiliado o reportar novedades, especialmente durante el periodo de transición.
¿Qué deben revisar las entidades antes de diligenciar el formulario?
Las entidades deberán comprobar que el tipo de aportante, el código del cotizante, el documento de identificación y la información sobre la actividad laboral coincidan con las condiciones reales del afiliado. El instructivo señala que la fecha de radicación corresponde al momento en que la ARL recibe el formulario física o electrónicamente y que la cobertura inicia el día calendario siguiente a la afiliación.
La inspección, vigilancia y control del cumplimiento estará a cargo de las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo. Por ello, la actualización no representa únicamente un cambio de formato: exige consistencia entre el formulario, la PILA, los archivos de validación y la situación laboral reportada.
Para las instituciones de salud, las universidades, los empleadores y las organizaciones de recicladores, el principal reto operativo será identificar correctamente la categoría aplicable y utilizarla desde la fecha correspondiente. La Resolución 1641 busca que la afiliación refleje con mayor precisión las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que cada persona desarrolla su trabajo, práctica o actividad.
Consulta y descarga la Resolución 1641 aquí:
