La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) pondrá en marcha el 1 de mayo de 2026 el Sistema Inteligente de Auditoría, SIA, como nuevo esquema para la radicación de reclamaciones y la auditoría de cuentas médicas en los grupos que arrancan con accidentes de tránsito, eventos catastróficos de origen natural o terrorista y casos asociados a vehículos no identificados. El modelo unifica en una sola ruta el registro institucional, la validación de la cuenta bancaria, la habilitación del usuario autorizado, la verificación de requisitos mínimos, el seguimiento del trámite y la auditoría posterior de la cuenta.
El cambio comienza antes de la radicación. La entidad dejó definido que el acceso al sistema dependerá de que cada IPS complete el registro de inscripción, mantenga actualizada su documentación jurídica y financiera y formalice la autorización de la persona que operará la plataforma. Ese mismo registro fue presentado como el mecanismo que servirá para otros procesos de pago dentro de la ADRES, con lo cual deja de ser un trámite aislado y pasa a convertirse en una base operativa común para la relación de los prestadores con la entidad.
El Dr. Félix Martínez, director de la ADRES enfatizó en que “la inscripción y el registro de la cuenta bancaria van juntos. Entre marzo y junio de todos los años tienen que actualizar sus datos, su representación legal y la información bancaria. Y no todo el mundo va a poder entrar, sino solo la persona que el representante legal autorice para entrar a este sistema”.
El registro integral se convierte en la nueva puerta de entrada
El ingreso al modelo comienza en el portal de ADRES, dentro del módulo de clínicas y hospitales. Desde allí, las IPS deben entrar a la herramienta de registro de cuenta bancaria, cargar los documentos asociados a la personería jurídica y a la representación legal y completar el trámite que habilita la creación del usuario y la contraseña para acceder al sistema de radicación. En ese mismo espacio estarán disponibles la resolución aplicable, el instructivo en video y el tutorial del proceso.
- Paso 1: Ingrese al portal de ADRES https://www.adres.gov.co/
- Paso 2: En la página de inicio de la ADRES, ubique el módulo de clínicas y hospitales – Acceder
Paso 3: Ubique el módulo “Registro y modificación de cuentas bancarias” y acceda.
Paso 4: Diligencie los datos solicitados para completar el registro
La actualización documental anual adquiere un papel central dentro de esta ruta. La ADRES indicó que entre marzo y junio deben revisarse la Cámara de Comercio, la representación legal y la información bancaria, porque ese soporte será la base para ingresar al sistema y para conservar habilitada la posibilidad de recibir pagos. La entidad aclaró además que esta exigencia no implica cambiar de banco ni de número de cuenta, sino actualizar la certificación y la documentación soporte asociada al registro vigente.
Es clave mencionar que la autorización de acceso queda restringida. La plataforma no podrá ser operada por cualquier funcionario de la institución, sino únicamente por la persona designada por el representante legal para hacer el registro de cuenta y la radicación de reclamaciones. Esa definición incorpora un filtro de trazabilidad desde el ingreso mismo al sistema y obliga a formalizar la designación mediante oficio.
¿Cómo deben ingresar las IPS al nuevo sistema de radicación?
La hoja de ruta divulgada por ADRES para las IPS quedó organizada en una secuencia concreta.
- Ingresar al portal de ADRES y ubicar el módulo de clínicas y hospitales
- Entrar al componente de registro de cuenta bancaria
- Cargar los documentos de personería jurídica y representación legal
- Remitir el oficio del representante legal con la designación de la persona autorizada
- Completar el registro para obtener usuario y contraseña
- Ingresar al radicador y cargar la reclamación
- Superar la verificación de requisitos mínimos para obtener número de radicado
- Consultar posteriormente el estado de la cuenta en el visor del sistema
La mesa de relacionamiento concentra el registro de cuentas y la habilitación de acceso
Para acompañar esta transición, la ADRES habilitó una mesa de relacionamiento como puerta formal de entrada para las IPS. Ese equipo apoya el registro de cuentas, resuelve dudas, canaliza requerimientos y acompaña la habilitación de usuarios y contraseñas para el nuevo sistema. Sobre esa gestión de registro de cuentas adelantada por la mesa de relacionamiento, la entidad reportó un universo de 744 IPS y señaló que llevaba 73% de oficios recibidos y 434 IPS ya radicadas en plataforma, equivalentes al 51%.
La misma estructura de acompañamiento incluye líneas telefónicas, correo y atención en horario de oficina. El propósito de este frente es acelerar el registro de las IPS que aún no han completado el proceso, facilitar la actualización de datos y resolver contingencias relacionadas con el acceso y el uso de la nueva herramienta. La entidad también advirtió que los registros desactualizados pueden quedar por fuera del sistema de giros si no completan la actualización documental exigida.
Los canales de atención informados para la mesa de relacionamiento son los siguientes:
- Línea de atención: 6014322760
- Extensiones: 1005, 1727, 1879, 1760, 1054, 1732, 1734, 1738, 1743, 1727
- Celular: 300 910 8487
- Correo electrónico: [email protected]
La radicación concentra la validación administrativa y el seguimiento del trámite
El nuevo radicador fue definido como una herramienta de ingreso seguro que revisa requisitos mínimos antes de aceptar una cuenta. Esa validación comprende facturación electrónica, RIPS, CUV y soportes asociados a la prestación del servicio. Cuando la cuenta cumple con las condiciones exigidas, el sistema asigna el número de radicado. Si encuentra inconsistencias, devuelve la reclamación para corrección antes de que avance a la siguiente etapa.
Con este ajuste, las observaciones administrativas dejan de aparecer tardíamente y pasan a resolverse en la puerta de entrada del proceso. La ADRES explicó que las glosas administrativas desaparecen como etapa posterior y quedan absorbidas por la radicación, de manera que la IPS pueda corregir desde el inicio errores de digitación, datos incompletos o soportes faltantes, sin esperar varios meses para conocer la inconsistencia.
A este cambio se suma el visor de cuentas, con el que cada institución podrá consultar en cualquier momento el estado de sus reclamaciones. El Dr. Martinez lo planteó así. “Otra de las ventajas que tiene el sistema de radicación es que, después de que yo tenga el número, voy a conocer exactamente en dónde está mi cuenta. Ya puedo saber si está en auditoría, si está en un proceso de pago, si está en un proceso de revisión”.
La expectativa de impacto operativo quedó reforzada con una promesa expresa sobre tiempos de respuesta. “La promesa que voy a hacerle al país el martes que anunciamos el nuevo sistema con la radicación de cuentas es que el tiempo promedio de 4 meses en auditoría, procesamiento y pago de cuentas lo vamos a bajar a 15 días, ojalá más, pero me comprometo a 15 días para este año”.
Beneficios para los prestadores de servicios de salud
Para los prestadores, el SIA fue presentado como una herramienta orientada a reducir reprocesos, agilizar la radicación, mejorar la visibilidad sobre el estado de cada cuenta y disminuir el peso de los errores administrativos que hoy retrasan el flujo del trámite. Entre los beneficios informados para las IPS se destacan los siguientes:
- Agiliza y automatiza el proceso de radicación de la reclamación.
- Reduce errores mediante la verificación previa de requisitos mínimos.
- Permite identificar inconsistencias de manera oportuna y precisar qué documento falta o qué soporte debe adjuntarse nuevamente.
- Facilita el seguimiento y el control de la reclamación a través del visor de cuentas.
- Mejora la calidad y la trazabilidad de la información al dejarla resguardada dentro de una estructura tecnológica única.
- Promueve capacidades tecnológicas y de conocimiento dentro del proceso de auditoría y radicación.
- Disminuye el impacto de las glosas administrativas al devolver desde la entrada los errores de digitación, clasificación o soportes incompletos.
El componente analítico amplía el alcance del SIA
El sistema incorpora un motor analítico orientado a reconocer anomalías, identificar patrones y activar alertas tempranas en los casos que requieren revisión especializada. La estructura presentada por la ADRES contempla cruces entre RIPS, registros clínicos, facturación electrónica y soportes clínicos en PDF, con el propósito de convertir información no estructurada en datos útiles para la auditoría, mejorar la trazabilidad y fortalecer el control de las reclamaciones.
Ese componente no se limita a la lectura automática de documentos. También fue diseñado para detectar duplicidades, inconsistencias y coincidencias atípicas que ameriten validación adicional. La entidad agregó un criterio de explicabilidad bajo una lógica de “caja de cristal”, en la que cada hallazgo sea trazable, sustentable y susceptible de revisión humana, dentro de un proceso de mejora continua del modelo.
La auditoría técnica incorpora fortalecimiento humano y revisión en campo
La implementación del nuevo esquema también supone una reorganización de la auditoría médica, fortalecida con enfermeras profesionales, especialistas en auditoría, médicos, odontólogos, fisioterapeutas y terapeutas respiratorios. A ello se suma la unificación de criterios técnicos y la construcción de un libro de conceptos orientado a responder dudas recurrentes de las IPS y a sostener una línea homogénea de revisión en todo el proceso.
Ese rediseño se complementa con asistencia técnica permanente y con revisión en territorio. Las asistencias, que podrán desarrollarse de manera virtual o presencial, están enfocadas en identificar fallas recurrentes durante la radicación y la auditoría, mientras que la auditoría de campo se reservará para los casos que requieran una verificación más profunda, a partir de alertas, inconsistencias detectadas o reclamaciones que demanden validación adicional.
En conjunto, este primer paquete de radicación y auditoría configura la base operativa de una ruta más amplia de modernización en el sistema de pago y control de cuentas. Para las IPS, la tarea inmediata es concreta: actualizar documentos, completar el registro institucional, formalizar la autorización del usuario, obtener credenciales de acceso y activar los canales de la mesa de relacionamiento serán condiciones necesarias para ingresar al Sistema Inteligente de Auditoría en esta primera fase.
