El Ministerio de Salud y Protección Social (Minsalud) emitió un proyecto de resolución por el cual se adopta el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al Sistema General de Seguridad Social en Salud y las instrucciones para su diligenciamiento contenidos en los anexos denominados “Formulario único de afiliación y registro de novedades al sistema general de seguridad social en salud” e “Instructivo para el diligenciamiento del formulario único de afiliación y registro de novedades al sistema general de seguridad social en salud”.
Este proyecto de resolución se fundamenta en varios decretos y leyes que rigen el sistema de salud en Colombia. Entre ellos, se destaca el Decreto 2353 de 2015, compilado en el Decreto 780 de 2016, que unifica y actualiza las reglas de afiliación al SGSSS, estableciendo que la afiliación se efectúa a través del Sistema de Afiliación Transaccional y que las novedades deben reportarse mediante el formulario adoptado por el Ministerio.
Asimismo, la resolución toma en cuenta la Ley 1618 de 2013, que garantiza los derechos de las personas con discapacidad, y la Sentencia T-033 de 2022 de la Corte Constitucional, que exhorta la inclusión de la categoría “no binario” en los documentos de identificación ciudadana. Estos elementos destacan la necesidad de un formulario inclusivo y adaptado a las diversas realidades de la población.
Aplicación del proyecto de resolución
Específicamente, esta resolución aplica a las Entidades Promotoras de Salud – EPS, Entidades Adaptadas en Salud – EAS, aportantes, entidades responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, entidades territoriales y a las personas que registren la afiliación o reporten novedades en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
El formulario adoptado está dividido en varios capítulos que organizan la información de manera secuencial y clara para facilitar su diligenciamiento por parte de los usuarios. Los capítulos principales incluyen:
- Datos básicos de identificación: en esta sección se registran los datos personales del cotizante, cabeza de familia o beneficiario, incluyendo nombres, tipo y número de documento de identidad, sexo biológico y de identificación, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento.
- Datos complementarios: incluyen información adicional como etnia, comunidad, discapacidad, clasificación en el SISBÉN, y datos de residencia.
- Identificación de miembros del núcleo familiar: aquí se registran los datos de identificación y complementarios de los beneficiarios o afiliados adicionales.
- Datos del aportante o responsable del pago: información sobre el empleador, entidad responsable de la afiliación colectiva o pagador de pensiones.
- Reporte de novedades: una sección dedicada a la actualización de datos previamente registrados, la cual no puede realizarse simultáneamente con la afiliación.
Inclusión y actualización de información
- Inclusión de la categoría “No Binario”: siguiendo la Sentencia T-033 de 2022, el nuevo formulario incluye la categoría “no binario” en el campo de sexo de identificación. Esto permite a las personas no binarias ser reconocidas oficialmente, alineándose con el enfoque inclusivo y de respeto a la diversidad de género.
- Registro de personas con discapacidad: la resolución detalla las categorías de discapacidad que deben ser registradas en el formulario, como discapacidad física, auditiva, visual, intelectual, psicosocial, entre otras. Esta clasificación es esencial para garantizar una caracterización adecuada y la provisión de servicios adaptados a las necesidades específicas de esta población.
- Contribución solidaria: el formulario incorpora un campo para la contribución solidaria, un mecanismo que permite la afiliación al Régimen Subsidiado de personas clasificadas como no pobres o no vulnerables según el SISBÉN. Estas personas pagarán una tarifa establecida según su capacidad de pago parcial, facilitando su acceso al sistema de salud.
Responsabilidades y tratamiento de la información
El manejo de la información personal en el Sistema General de Seguridad Social en Salud es un aspecto crítico, y la resolución establece claras responsabilidades y protocolos para su tratamiento. Aquí se detallan estos aspectos:
Responsabilidad de las entidades
- Cumplimiento del régimen de protección de datos: las entidades que participen en el acceso, registro, consulta, flujo y consolidación de la información deben cumplir con las leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, que regulan la protección de datos personales y el acceso a la información pública. Además, deben adherirse a lo establecido en el Decreto 1074 de 2015 y sus modificaciones.
- Privacidad y seguridad: es responsabilidad de las entidades garantizar la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de los datos suministrados. Deben implementar medidas de seguridad apropiadas para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida o destrucción.
- Conservación de la información: la información del Formulario Único de Afiliación y los documentos adjuntos deben ser almacenados y conservados de acuerdo con las reglas del Archivo General de la Nación. Esto asegura que la información esté disponible para futuras referencias y auditorías.
- Disposición de la información: las Entidades Promotoras de Salud (EPS) deben poner a disposición de las Entidades Territoriales y otras EPS la información del formulario y los documentos que soportan las novedades reportadas. Esto garantiza la continuidad y consistencia en el manejo de la información entre diferentes entidades del sistema de salud.
Tratamiento de la información
- Acceso y consulta: el acceso a la información debe ser restringido a personal autorizado y para fines específicos relacionados con la gestión del SGSSS. Las entidades deben llevar un registro de accesos y consultas para asegurar la trazabilidad de la información.
- Flujo y consolidación: la información debe ser transmitida de manera segura entre las entidades involucradas, asegurando que los datos sean consistentes y actualizados en todos los sistemas de información del SGSSS.
- Actualización y corrección: las entidades deben establecer procedimientos claros para la actualización y corrección de datos, garantizando que cualquier cambio o novedad sea registrado y comunicado de manera oportuna.
Implementación y vigencia
Plazo de Implementación
Las Entidades Promotoras de Salud (EPS) tienen un plazo de tres meses a partir de la publicación de la resolución para implementar el nuevo formulario. Durante este periodo de transición, se permite seguir utilizando el formulario establecido en la Resolución 974 de 2016. Este plazo es crucial para que las EPS ajusten sus sistemas y procesos internos, capacitándose adecuadamente en el uso del nuevo formulario y asegurando una transición fluida y sin interrupciones en el servicio.
Obligaciones de las entidades
- Disponibilidad del formulario: las EPS deben disponer obligatoriamente del formulario adoptado por la resolución y garantizar que su estructura no sea modificada. Esto asegura la uniformidad en el registro de información y facilita la interoperabilidad entre diferentes entidades del sistema de salud.
- Presentación del formulario: el formulario puede ser presentado por los usuarios de manera física o digital. Las EPS deben habilitar canales electrónicos para la recepción de información digital, asegurando que el tratamiento de los datos se realice conforme a lo establecido en la resolución.
- Recepción y trámite de formularios físicos: cuando el usuario presente el formulario en formato físico, la EPS está obligada a recepcionarlo y tramitar inmediatamente la respectiva novedad. No hacerlo se considerará una práctica violatoria del derecho de libre escogencia, conforme al artículo 2.1.1.6 del Decreto 780 de 2016.
Es clave mencionar que este formulario se podrá presentar tanto en formato físico como digital, con el propósito de facilitar el acceso y trámite de afiliación a los usuarios.
Descargue aquí el proyecto de resolución:
