Con un proyecto de resolución el Ministerio de Salud pretende modificar el formulario único de afiliación y registro de novedades al Sistema General de Seguridad Social en Salud y establece además nuevos lineamientos frente a su uso de forma física y electrónica. En este sentido, una vez sea publicada la resolución las EPS de ambos regímenes y los afiliados que deban registrar su afiliación o alguna novedad deberán acogerse a los nuevos lineamientos del formulario.
Cabe mencionar que el formulario contiene los datos organizados en una secuencia que busca facilitar al afiliado su diligenciamiento y se acompaña de un instructivo que orienta el adecuado trámite de la afiliación y de las novedades para su registro y reporte.
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Lo novedoso es que ahora el afiliado podrá presentar el formulario de manera física o electrónica, para lo cual las EPS deberán modificar sus páginas web, para implementar de manera electrónica la captura de la información establecida , garantizando los estándares y lineamientos de la política de gobierno digital.
EPS: ¿Cómo implementar el formulario electrónico de afiliación?
Para la captura de información a través del formulario electrónico las EPS, deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Aspectos internos – Seguridad de la Información e Informática: Para garantizar la seguridad de información y protección de datos, deberán implementar:
- El sitio web debe publicarse con certificado de Servidor Seguro (SSL), asegurando los criterios propios de la Entidad.
- Asegurar un sitio en la web (Fireware.- WAP-Balanceadores-Redes).
- Asegurar que las variables de consulta o captura no estén expuestas (encripción) en el código de la página.
- Cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, atendiendo el cumplimento del principio de responsabilidad demostrada o “accountability”.
- Aspectos externos: Se deberán implementar los siguientes:
- Se deben contemplar lineamientos de accesibilidad y Usabilidad, y demás aspectos establecidos en la Resolución 1519 de 2020 del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
- Implementar los lineamientos generales y estándares de la Política de Gobierno Digital plasmados en el Manual de Gobierno Digital
- Disponer las herramientas de apoyo al usuario como preguntas frecuentes, mesas de ayuda y líneas telefónicas.
- Disponer al usuario medios de seguimiento a las solicitudes del proceso de afiliación y reporte de novedades.
- Disponer de dispositivos electrónicos para la captura de información en zonas dispersas y municipios de 5ª. y 6ª. categoría donde no se cuente con conectividad.
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Cuando finalice la captura de los datos en el formulario, la EPS lo dispondrá al usuario para su firma. En caso, de descarga del formulario este deberá ser firmado por el usuario y adjuntado en la página web de la EPS. Una vez firmado y enviado por el usuario, la EPS deberá generar un radicado y notificarlo al correo electrónico o al número de contacto registrado por el usuario.
Presentación del formulario físico
Cuando el usuario decida radicar el formulario en físico, la EPS está en la obligación de recepcionarlo, digitalizarlo y tramitar inmediatamente la respectiva novedad, en caso, de no recibirlo se considerará como una práctica violatoria al derecho de la libre escogencia. La EPS debe disponer en su página web un enlace para la descarga del formulario.
Adicionalmente, las EPS deberán disponer electrónicamente a las Entidades Territoriales en el marco de sus competencias y a las EPS a donde se trasladen los afiliados, la información capturada y los documentos que soportaron el proceso.
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La norma reitera que las EPS deberán utilizar y disponer obligatoriamente el formulario adoptado con la presente resolución y su estructura no podrá ser modificada. Así como tampoco se podrá solicitar información adicional que no se encuentre contemplada en la resolución.
Bajo ninguna circunstancia las EPS y las Entidades Adaptadas en Salud EAS podrán anexar al Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Seguridad Social en Salud, declaraciones del estado de salud, so pena de las sanciones a que haya lugar por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.
La información capturada de manera física o electrónica, debe ser almacenada en los servidores de la EPS y deberá disponer de un repositorio digital para conservar los documentos que han sido adjuntados
en el proceso.
Los ajustes al formulario tanto físico como virtual y todas las disposiciones mencionadas deben ser implementados por las EPS a más tardar el 1° de septiembre de 2022.
