El Ministerio de Salud dio a conocer la propuesta para el Sistema de Información de Prestaciones Económicas (SIPE). A través de un proyecto de resolución, se exponen los detalles de la medida que busca establecer un sistema único de información que integre los componentes demográficos, socio -económicos, epidemiológicos, clínicos, administrativos y financieros del sector salud.
El SIPE tiene como objetivo principal gestionar de manera eficiente y transparente las incapacidades médicas y licencias, permitiendo un seguimiento detallado desde su registro hasta la liquidación. Ante la magnitud de las operaciones, el sistema será desarrollado y puesto en operación de forma gradual, empezando con el módulo de incapacidades. Éste, a su vez, hará parte de SISPRO e interoperará con sus diversos subsistemas.
Además, en los módulos del SIPE estarán las licencias de maternidad y paternidad (en sus distintas modalidades), ‘otras licencias’ y ‘otros pagos’, facilitando así la trazabilidad y la gestión oportuna de las prestaciones económicas en salud. El sistema se desplegará en un portal web, diseñado para ser accesible y operativo en línea, garantizando la confidabilidad y calidad de los datos. ‘El SIPE se desarrollará por fases, que iniciarán por el módulo de incapacidades, en los términos y estructura definida en el Anexo Técnico 1, que hace parte integral del proyecto de resolución’.
Cabe señalar que el SIPE contará con un procedimiento para anular los certificados emitidos que contengan errores en la información utilizada para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas del SGSSS. Este proceso será responsabilidad del prestador de servicios que originalmente emitió el certificado y consistirá en la anulación del mismo, si contiene datos incorrectos, dentro de las primeras 72 horas tras su emisión. De ser necesario, se emitirá uno nuevo con la información corregida desde el sistema.
La anulación se aplicará únicamente a certificados cuyas prestaciones económicas no hayan sido aún pagadas, y se documentará en la historia clínica del paciente, especificando claramente el motivo de la decisión.
¿Quiénes serán los usuarios del Sistema de Información de Prestaciones Económicas?
De acuerdo con el proyecto de resolución, la operación del SIPE implica diferentes tipos de usuarios, integrantes del sistema de salud nacional. Todos los usuarios deben registrarse a través de la plataforma Hércules, para la asignación de los roles dentro del sistema.
- Usuarios delegados: son aquellos usuarios que gestionan la habilitación de usuarios y roles de su propia entidad. No tienen roles asignados en SIPE.
- Usuarios profesionales de la salud: son todos aquellos profesionales de salud registrados en ReTHUS.
- Usuarios pertenecientes al Servicio Social Obligatorio: son todos aquellos profesionales de salud que se encuentra realizando su servicio social obligatorio.
- Otros tipos de Usuario: son aquellas personas que no hacen parte de los tipos de usuario definidos anteriormente pero que cumplen con alguna función en el SIPE.
Los usuarios no tendrán las mismas funciones dentro de la plataforma. Se tendrán en cuenta las siguientes categorías:
- Roles tipo de Usuario Profesionales de la Salud: los roles que puede tener un usuario del tipo profesional de la salud son rol emisor, rol anulador.
- Roles tipo de Usuario Servicio Social Obligatorio: los roles que puede tener un usuario del tipo servicio social obligatorio son rol emisor, rol anulador.
- Roles otro tipo de Usuario: los roles que puede tener este tipo de usuario son, rol registros, rol registro contingencia, rol contingencia, rol pagador, rol administrativo ERP, rol ente control, rol Ministerio.
¿Cómo se hará el registro de información en el SIPE?
El SIPE se desarrollará en dos fases, de manera escalonada. Este aplicativo permitirá el registro centralizado de datos relacionados con la atención médica de las personas. Además, facilitará la emisión de certificados para prestaciones económicas y otros pagos que deben ser reconocidos por el sistema de salud.
El software se regirá por una serie de especificaciones técnicas que elaborará el Ministerio de Salud y se presentarán como anexos. Dicha información deberá ser adaptada por todos los prestadores, las EPS, las entidades adaptadas, las entidades que administran los regímenes exceptuado o especial, la ADRES, las ARL, COLPENSIONES y las AFP y sus compañías de seguros que asuman el riesgo de invalidez y muerte. Para tener en cuenta:
- El registro de información en el SIPE permitirá al profesional de la salud la expedición del certificado correspondiente para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas en el sistema.
- La implementación del Sistema Integral de Prestaciones Económicas (SIPE) se llevará a cabo de forma gradual, comenzando con un módulo específicamente diseñado para manejar las incapacidades. Este módulo incluirá diversas funcionalidades como el registro y expedición de incapacidades, así como el proceso para su levantamiento. También abarcará la anulación, registro de pagos, y la documentación de incapacidades emitidas en otros países. Una vez levantada la incapacidad, no se admitirá recurso alguno contra esta decisión; tampoco se permitirá la corrección de errores ni la anulación de dichas constancias, asegurando así la finalidad y la eficacia del registro.
Los prestadores tendrán la posibilidad de registrar en el SIPE cualquier situación contingente, siempre y cuando se informe claramente el inicio de la misma, la causa que la origina y el momento en que concluye. La información deberá registrarse bajo los parámetros establecidos para que se reconozcan y se proceda al pago de las prestaciones económicas.
Con respecto al manejo de información en sus fases (registro, consulta, flujo y consolidación de la información), los actores se regirán por la normativa vigente de habeas data. La Superintendencia Nacional de Salud efectuará la inspección, vigilancia y control del cumplimiento de las disposiciones previstas.
¿Habrá un periodo de transición para el trámite de incapacidades?
Para asegurar la disponibilidad de la información histórica necesaria para el funcionamiento del SIPE – Módulo de incapacidades, diversas entidades como las Entidades Promotoras de Salud (EPS), entidades adaptadas, Colpensiones, las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) y sus respectivas compañías de seguros que gestionan los riesgos de invalidez y muerte, junto con las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), están obligadas a enviar al Ministerio la información correspondiente a las incapacidades registradas durante los años 2022, 2023 y 2024. Esto aplica incluso para aquellos casos que no se habían reportado hasta la fecha de entrada en vigencia de esta normativa.
La entrega de estos datos se realizará periódicamente, siguiendo un calendario específico y adheriéndose a la estructura y especificaciones técnicas que se describen en los anexos técnicos correspondientes.
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