A través de la Resolución 510 de 2022 el Ministerio de Salud adopta los campos adicionales en formato XML para la generación de la factura electrónica de venta del sector salud, ésta estará a su vez articulada con el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud -RIPS- como soporte de la factura.
El formato hace parte del anexo de esta resolución, pero también podrá encontrarse en el enlace http://url.minsalud.qov.co/facturacion-electronica y deberá ser adoptado obligatoriamente por los facturadores electrónicos del sector salud a partir del 1 de enero de 2023 (el plazo en el proyecto de resolución era mediados de este año) , lo que quiere decir, que estas entidades tendrán esa fecha como límite para realizar la adecuación de sus sistemas de información para cumplir con las disposiciones de esta norma.
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Cabe mencionar, que lo reglamentado aquí debe ser acogido por las IPS, las EPS de cualquier régimen incluyendo el de excepción, las entidades que deban entregar datos del RIPS, las empresas de SOAT y aquellas que oferten planes voluntarios de salud y también la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud -ADRES (los eventos en que sea obligada a efectuar el pago, la ADRES podrá tenerse en cuenta como otro pagador).
Cabe mencionar que la factura electrónica de venta con validación previa, su documento equivalente (tiquete de máquina registradora con sistema — Point of Sale POS.), las notas crédito o notas débito y los demás instrumentos electrónicos, trasmitidos con el documento electrónico de validación a la entidad responsable de pago u otro pagador, deberán enviarse al Ministerio de Salud en los términos y condiciones técnicas establecidos en el artículo 4 de la Ley 1966 de 2019, para efectos de la trazabilidad de la factura de venta de los servicios y tecnologías de salud.
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Fuentes de información para diligenciar la factura electrónica de venta en salud
La fuente de información para el diligenciamiento de los campos de datos adicionales del sector salud en el formato XML, será el RIPS y también los acuerdos de voluntades suscritos entre los facturadores electrónicos y las EPS, entidades adaptadas, ARL en el componente salud, secretarias de salud del orden departamental, distrital o municipal, compañías de seguros autorizadas para ofrecer el SOAT, entidades que ofrecen planes voluntarios de salud y demás pagadores.
Una vez validada la factura electrónica de venta, en lo que corresponde a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales— DIAN, ésta deberá ser presentada por los facturadores electrónicos junto con el RIPS anexando los soportes establecidos en una sola entrega, a las entidades responsables de pago o a los demás pagadores.
En el mismo momento, los facturadores electrónicos remitirán al Ministerio de Salud la factura electrónica de venta junto con los RIPS en los términos y condiciones que este defina. La información que se diligenciará en el anexo debe ser consistente con la representación gráfica de la factura de venta y con la información reportada en el mencionado registro como soporte de esta.
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No obstante, sino hay un acuerdo de voluntades las entidades responsables de pago deberán suministrar la información que les sea requerida por los facturadores electrónicos del sector salud para diligenciar los campos adicionales. Es preciso decir que los campos no podrán ser modificados, ni se podrá exigir información adicional a la establecida a menos que los órganos de vigilancia y control determinen que debe haber información adicional en casos específicos.
Radicación de la factura electrónica de venta del sector salud
Los facturadores electrónicos del sector salud disponen de 22 días hábiles, contados a partir de la fecha de expedición de la factura electrónica de venta con validación previa de la DIAN, para la radicación ante las entidades responsables de pago o demás pagadores, de la factura, el RIPS y los demás soportes determinados en la normatividad vigente. (en el proyecto de resolución era de 30 días hábiles el plazo)
Una vez entregados dichos documentos, la entidad responsable de pago o demás pagadores generará el número único de radicación con fecha y hora, momento a partir del cual se entenderá radicada, procediendo el trámite de la misma en el plazo establecido en la Ley. Dichos datos serán informados al facturador electrónico del sector salud conforme con el mecanismo establecido por las partes y al Ministerio de Salud a través del mecanismo que este determine.
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El facturador electrónico del sector salud podrá anular la factura cuando no se haya realizado la radicación dentro del plazo previsto, procediendo la expedición de una nueva factura para el cobro de los servicios y tecnologías prestados.
Cabe resaltar que en los acuerdos de voluntades en los que se haya pactado la modalidad de pago por capitación, la expedición y entrega de la primera factura electrónica de venta se hará sin el RIPS. Para la expedición de la segunda factura será requisito haber entregado a la entidad responsable de pago o demás pagadores, los RIPS y demás soportes de la primera factura procediendo su radicación, y para la expedición de las siguientes, dichos registros y demás soportes de la factura anterior.
Las entidades responsables de pago y los facturadores electrónicos deberán contar con procesos automatizados y en línea, que contengan la trazabilidad cronológica de la transferencia de información y el acuse de recibido de esta, en los términos de la Ley 527 de 1999 o la que norma la modifique o sustituya.
