El Ministerio de Salud y Protección Social expidió un proyecto de resolución que regula, por primera vez de manera integral, los requisitos técnicos, administrativos y financieros que deben cumplir los Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud. La norma busca fortalecer el control, la transparencia y la eficiencia en la entrega de medicamentos y tecnologías en salud a millones de afiliados del sistema.
Nueva normativa responde a mandato legal del Plan Nacional de Desarrollo
Con base en el artículo 243 de la Ley 1955 de 2019 —Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022—, el Ministerio de Salud oficializó en 2025 una resolución que define con precisión los requisitos de operación y financieros que deben cumplir estos actores estratégicos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
En ella, se establece que tanto Gestores Farmacéuticos como Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud deberán demostrar condiciones claras de capacidad técnica, administrativa, tecnológica, científica y financiera para poder operar.
¿Quiénes son los Gestores y Operadores Logísticos?
- Gestores Farmacéuticos: incluyen cadenas de droguerías, cajas de compensación, establecimientos comerciales y operadores logísticos que realizan la dispensación ambulatoria de medicamentos y dispositivos médicos a los afiliados, por encargo de EPS, IPS u otros actores del sistema.
- Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud: personas naturales o jurídicas que realizan actividades como almacenamiento, transporte y distribución física de tecnologías en salud. Si participan en dispensación ambulatoria, también se consideran gestores.
Ambos deberán registrarse obligatoriamente en un nuevo portal electrónico que creará el Ministerio en los próximos seis meses, y contarán con un plazo de nueve meses para implementar completamente la resolución.
Requisitos operativos exigidos
La nueva reglamentación detalla dos grandes bloques de requisitos operativos:
1. Capacidad técnico-administrativa:
- Existencia legal documentada.
- Contabilidad bajo NIIF o plan contable público, según el tipo de entidad.
- Políticas de buen gobierno y comités internos (riesgo, pagos, contraloría).
- Procesos documentados de compras, ventas, cartera, pagos y contratación.
- Sistema de administración de riesgos conforme a la Resolución 4559 de 2018.
- Canales de atención accesibles, multilingües y amigables con personas con discapacidad.
- Publicación trimestral de indicadores operativos y de calidad.
2. Capacidad tecnológica y científica:
- Infraestructura, talento humano y protocolos de dispensación acordes al Decreto 780 de 2016.
- Registro sistematizado de inventarios y alertas sanitarias.
- Sistemas de información integrales (logística, dispensación, facturación, PQRS, contabilidad).
- Protocolos de continuidad en caso de desabastecimiento o emergencias.
Requisitos financieros y seguimiento con indicadores
1. Capacidad técnico-administrativa
La resolución estipula una serie de requisitos operativos esenciales que garantizan la transparencia y la eficacia en la gestión. Los gestores farmacéuticos y operadores logísticos deben cumplir con los siguientes aspectos fundamentales:
- Existencia Legal: Las entidades deben estar legalmente constituidas como empresas, con su respectiva documentación que acredite su existencia como persona jurídica y el cumplimiento con las normas tributarias y comerciales del país.
- Contabilidad conforme a estándares: Es fundamental que los gestores y operadores mantengan una contabilidad organizada y auditada bajo los lineamientos de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) o el Plan Único de Cuentas (PUC), según sea el caso, garantizando la transparencia en su manejo financiero.
- Políticas de buen gobierno: Se exige que las entidades implementen políticas de gobernanza interna que aborden la toma de decisiones estratégicas y operativas, con comités internos de control que supervisen la integridad financiera y administrativa. La normativa también incluye políticas de riesgos para asegurar que cualquier contingencia sea manejada adecuadamente.
- Sistemas de atención al cliente: Se deben tener disponibles canales de atención accesibles para resolver inquietudes o quejas de los usuarios, preferiblemente habilitando canales digitales, multilingües y con accesibilidad para personas con discapacidad.
- Publicación de indicadores operativos: Los gestores y operadores deberán publicar trimestralmente indicadores clave que muestren la eficiencia en la gestión de medicamentos y dispositivos médicos. Estos indicadores incluirán temas como los tiempos de entrega, niveles de inventario, cumplimiento en la dispensación y otros elementos que mejoren la transparencia y la rendición de cuentas.
2. Capacidad tecnológica y científica
Los gestores y operadores logísticos también deben demostrar un nivel de preparación tecnológica que garantice el manejo adecuado de la información y la calidad del servicio prestado:
- Infraestructura tecnológica robusta: Se exigirá que las entidades cuenten con sistemas informáticos integrados para la gestión de inventarios, control de entregas, facturación y manejo de clientes, con un alto nivel de automatización para garantizar la eficiencia operativa.
- Registro de alertas sanitarias: Los gestores deben tener sistemas que les permitan monitorear y registrar alertas sanitarias relacionadas con medicamentos y dispositivos, lo que facilitará el manejo de retiradas del mercado o devoluciones de productos.
- Protocolos de dispensación de medicamentos y dispositivos: A nivel operativo, se detallan las normas que deben seguir los gestores y operadores para asegurar que la dispensación de productos farmacéuticos y tecnológicos cumpla con los estándares establecidos en el Decreto 780 de 2016, que regula la calidad y seguridad de estos productos.
- Sistema de gestión de riesgos: Cada entidad debe implementar un sistema que identifique, evalúe y mitigue riesgos relacionados con su operación, ya sea por desabastecimiento, incumplimiento de normativas o fallas en la calidad de los productos distribuidos.
Requisitos financieros y mecanismos de seguimiento
Uno de los aspectos más críticos de esta normativa son los requisitos financieros que buscan garantizar la solidez de los gestores y operadores logísticos, además de prevenir prácticas irregulares que puedan afectar la estabilidad financiera del sistema de salud.
1. Estructura financiera robusta
El artículo 243 de la Ley 1955 de 2019, que mandata el Plan Nacional de Desarrollo, subraya la importancia de la sostenibilidad financiera de las entidades que operan dentro del SGSSS. Por ello, la resolución de 2025 detalla los siguientes aspectos financieros:
- Patrimonio mínimo: Los gestores y operadores deben contar con un patrimonio mínimo adecuado que respalde su capacidad operativa y su capacidad para asumir responsabilidades ante imprevistos financieros o situaciones críticas.
- Apalancamiento y endeudamiento: La norma establece que las entidades no pueden tener niveles de endeudamiento excesivos, ya que esto podría afectar su capacidad para cumplir con los pagos a proveedores y el abastecimiento de productos médicos.
- Liquidez y rotación de cuentas: Se requiere que las entidades demuestren liquidez suficiente para enfrentar las obligaciones a corto plazo, y que sus cuentas por cobrar y por pagar no presenten desfases o mora excesiva, lo que podría comprometer su funcionamiento.
2. Indicadores de eficiencia operativa
La resolución también introduce 13 indicadores clave para medir la eficiencia operativa, los cuales se dividen en tres grandes categorías:
- Estructura financiera: incluye indicadores como el nivel de apalancamiento, el patrimonio neto y la relación entre activos y pasivos.
- Liquidez: la resolución contempla indicadores de liquidez inmediata y rotación de cuentas, que se miden mediante los valores de cuentas por cobrar y por pagar.
- Eficiencia operativa: se mide a través de la rotación de inventarios y la productividad en términos de entrega de productos, entre otros indicadores operativos.
3. Sistemas de control y auditoría
Se implementará un mecanismo de auditoría interna y externa a través de la Supersalud y otras entidades competentes, para verificar que los gestores y operadores estén cumpliendo con los estándares establecidos.
Implicaciones para las instituciones y prestadores
Este marco regulatorio representa un cambio estructural en la forma en que se gestionan los flujos logísticos y financieros del sector farmacéutico en el sistema de salud. Según el Ministerio, la medida busca:
- Mejorar la calidad y oportunidad en la entrega de medicamentos.
- Fortalecer el control sobre los actores logísticos y farmacéuticos.
- Reducir el riesgo financiero y mejorar la trazabilidad de los recursos públicos.
- Aumentar la rendición de cuentas y la participación ciudadana.
Preguntas frecuentes
¿Esta resolución aplica a las IPS que dispensan directamente?
No. Las IPS que realizan dispensación directa por mandato contractual no serán consideradas Gestores Farmacéuticos según esta normativa.
¿Qué pasa si una entidad no cumple con los requisitos?
Las entidades serán sancionadas por la Superintendencia Nacional de Salud o las Entidades Territoriales, y podrían perder su registro.
¿Cuándo entraría en vigencia el registro obligatorio?
En un plazo máximo de seis meses desde la publicación de la resolución. A partir de ahí, los actores tendrán tres meses para registrarse.
Perspectivas: ¿hacia una logística farmacéutica más controlada y transparente?
La implementación de esta resolución marca un punto de inflexión en la gobernanza del sistema de salud colombiano. Se espera que con esta reglamentación se logren mejores niveles de trazabilidad, eficiencia y calidad en uno de los eslabones más sensibles del sistema: la entrega oportuna y adecuada de medicamentos a los pacientes.
Las entidades tendrán que invertir en sistemas de información robustos, fortalecer sus equipos y garantizar la operación bajo criterios de transparencia financiera y control de riesgos.
Descargue el proyecto de resolución aquí
