Plataformas tecnológicas: RIPS, Facturación Electrónica, Facturación SOAT y Reportes obligatorios por prestador

En un momento en que el sistema de salud colombiano enfrenta una reconfiguración profunda en sus procesos operativos, CONSULTORSALUD y 1000SILLAS, llevaron a cabo este 11 de junio una jornada estratégica virtual centrada en las plataformas tecnológicas que marcan el nuevo estándar del cumplimiento regulatorio y la eficiencia institucional: los RIPS en formato JSON, la Facturación Electrónica de Venta (FEV), la facturación SOAT y los reportes obligatorios para prestadores.

El evento, que convocó a cientos de líderes del sector, directivos de IPS y EPS, responsables de auditoría y facturación, asesores jurídicos y equipos técnicos, abordó con profundidad los desafíos operativos derivados de los recientes cambios normativos y tecnológicos, así como las oportunidades que representan para fortalecer la trazabilidad de los servicios, optimizar los flujos financieros y garantizar la sostenibilidad institucional.

El Dr. Carlos Felipe Muñoz Paredes, CEO de CONSULTORSALUD, dió inicio a tan extraordinaria jornada, contextualizando el nuevo entorno operativo y trazó los vínculos estratégicos entre las plataformas tecnológicas, la reforma al sistema de salud y el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) 2024–2028 del Ministerio.

Panorama estratégico: plataformas tecnológicas y el futuro normativo del sector

Durante su presentación, el Dr. Muñoz delineó un panorama amplio sobre la convergencia entre regulación, transformación digital y sostenibilidad financiera. Destacó los desafíos técnicos que deben enfrentar las instituciones de salud para adaptarse a las nuevas exigencias regulatorias, al tiempo que subrayó las oportunidades que emergen de un ecosistema digital bien implementado.

El punto de partida fue el análisis de la más reciente Asamblea Mundial de la Salud de la OMS, donde se reconoció oficialmente la emergencia global en el financiamiento de la salud. A partir de esta referencia, el Dr. Muñoz llamó a hacer converger esfuerzos institucionales en Colombia alrededor de la eficiencia, la innovación tecnológica y la captura de nuevas fuentes de financiamiento.

Uno de los focos principales fue el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) 2024–2028, en el que se establecen las prioridades del sector salud colombiano en materia de transformación digital. El Dr. Muñoz expuso cómo esta hoja de ruta se traduce en inversiones directas por más de 100 mil millones de pesos, canalizadas en tres frentes: desarrollo del sistema, interoperabilidad y disposición de servicios y tecnologías.

En este contexto, explicó que el Sistema Integral de Información para el Sector Salud (SIIFA) será el núcleo operativo de esta transformación. Diseñado bajo el Decreto 228 de 2025, SIIFA centralizará y estandarizará la información financiera, administrativa y asistencial de todo el sistema. Con cuatro módulos principales (registro de contratación, factura electrónica y RIPS, seguimiento a facturas, y gestión de PQRS), SIIFA busca cerrar las asimetrías de información que históricamente han afectado la eficiencia del sector.

Un sistema bajo presión: alertas financieras y prioridades regulatorias

Más allá del componente tecnológico, la intervención del Dr. Muñoz se adentró en la realidad crítica del financiamiento del sistema de salud colombiano. Citando datos del Observatorio Así Vamos en Salud, expuso que el sector enfrenta un patrimonio neto negativo de más de 10 billones de pesos, pérdidas operacionales por más de 1 billón y una cartera vencida que supera los 27 billones.

“El aseguramiento general está bajo una presión de deterioro significativa”, advirtió, al tiempo que destacó el reciente informe financiero de SURA, que reporta una insuficiencia cercana a los 100 mil millones de pesos para el año 2024, a pesar de haber implementado una reingeniería operativa interna.

Del dato a la factura: cómo articular normativas y plataformas para evitar glosas y garantizar pagos

Uno de los momentos más esperados del evento fue la intervención de la Dra. Yibi Popayán Narváez, experta con más de 20 años de trayectoria en el ecosistema de salud colombiano, quien abordó con precisión quirúrgica la implementación de los RIPS en formato JSON como soporte esencial de la Factura Electrónica de Venta (FEV) en salud.

Popayán comenzó contextualizando la articulación normativa que sostiene el modelo actual. “Es indispensable mencionar que la Resolución 2275 no está sola. A su lado están las resoluciones 2335, 2284 y 740 que yo llamo ‘hermanitas’ y que están directamente relacionadas con la captura, estructuración y calidad de la información que compone la factura electrónica y los RIPS”. También se refirió al Decreto 441, clave para comprender el marco contractual, y a las exigencias de la gestión MIPRES.

Según la experta, no es posible cumplir adecuadamente con la validación de RIPS y la generación de facturas electrónicas si no se cuenta con un sistema de información institucional robusto y parametrizado, que integre procesos clínicos, administrativos, contractuales y financieros. “Nuestro sistema de información será el factor de éxito o de fracaso en este proceso. No hay manera de cumplir si no está bien diseñado y alimentado con datos coherentes y estandarizados”, advirtió.

Una transición que exige precisión normativa, interoperabilidad y doble procesamiento

La implementación de los RIPS JSON avanza por grupos, de acuerdo con la complejidad del prestador de servicios. Alta complejidad inició en febrero; mediana complejidad, el 1° de abril; y baja complejidad junto con proveedores de tecnologías en salud, el 1° de junio de 2025. Pero la clave, enfatizó Popayán, es que no se trata de la fecha de emisión de la factura, sino de la fecha de prestación del servicio.

Esto implica que las IPS deben hacer cortes adecuados en los casos de hospitalizaciones o tratamientos que cruzan fechas de transición. “Por ejemplo, si un paciente fue atendido en baja complejidad desde el 30 de abril y continuó en junio, la facturación debe separarse en dos procesos: uno con la normativa anterior y otro con el nuevo modelo”, explicó.

La norma establece que los prestadores tendrán plazo hasta el 31 de diciembre de 2025 para radicar facturas bajo el modelo anterior, y que las EPS tendrán hasta diciembre de 2026 para realizar auditoría a esos servicios. A partir de esas fechas, quedarán totalmente derogadas las resoluciones previas (como la 3047 de 2008 y la 3374), consolidando el nuevo marco normativo.

Evitar glosas es posible: coherencia, parametrización y concertación con las EPS

Más allá del cumplimiento, el propósito es lograr validaciones exitosas, evitar glosas y garantizar pagos oportunos. Para ello, la Dra. Popayán hizo un llamado a fortalecer la calidad del dato desde el origen. “Debemos reportar información coherente y consistente, en todos los niveles: desde la admisión hasta la entrega de la factura. Esto incluye autorizaciones, referencia y contrarreferencia, acuerdos de voluntades, y trazabilidad de soportes clínicos”.

La experta destacó que uno de los puntos críticos será la coincidencia entre la información cargada en SIIFA por parte de las EPS y la factura emitida por el prestador. Si existen discrepancias entre lo registrado por las partes, la validación puede fallar. “No podemos tener dos versiones del mismo contrato. Todo debe estar concertado, parametrizado y validado de forma cruzada”, señaló.

También advirtió sobre la importancia de un proceso limpio en la validación de derechos al momento de la admisión, incluyendo la verificación de datos personales y canales de contacto del paciente, ya que “en esta era tecnológica, la comunicación será digital y la calidad del dato determinará la eficiencia del proceso”.

Asimismo, insistió en que el proceso de auditoría de glosas y devoluciones ya no puede depender de herramientas manuales como Excel.

“El sistema de información debe permitir gestionar glosas, alertar sobre plazos, y organizar soportes clínicos con la estructura y nomenclatura exigida. Esta automatización no solo mejora la trazabilidad, sino que fortalece los argumentos en las auditorías y reduce significativamente los rechazos injustificados”, indicó.

Finalmente, explicó que la transición hacia los RIPS JSON exige también la inscripción obligatoria en el SISPRO, tanto para IPS como para proveedores de tecnologías en salud que facturen directamente a EPS. La ruta incluye el registro del representante legal y del delegado validador en Mi Seguridad Social, la solicitud del código de habilitación o de IPS en REPS, y la instalación del validador (cliente servidor o API Docker). Sin este proceso, no es posible emitir facturas electrónicas ni generar RIPS válidos ante el Ministerio. Esta fase, según Popayán, es crítica:

“Muchos ya tienen el desarrollo tecnológico listo, pero no han hecho el registro en SISPRO. Sin ese paso, simplemente no se puede avanzar”.

Reconocimiento económico en accidentes de tránsito: claves operativas y normativas para facturar con éxito ante la ADRES

En la tercera intervención de la jornada, el Dr. José Octaviano Barrera, médico, magíster en administración en salud y experto en regulación financiera y auditoría médica, abordó las claves operativas para lograr el reconocimiento efectivo de la facturación derivada de accidentes de tránsito ante la ADRES. Lejos de limitarse a la facturación tradicional, el conferencista reorientó el enfoque hacia la estrategia de reconocimiento económico, explicando con detalle las etapas, normas aplicables y riesgos de auditoría en el manejo de estos casos.

El análisis partió del Manual Operativo de Auditoría a Reclamaciones por Accidentes de Tránsito en su versión 10, documento público que regula la presentación y validación de cuentas radicadas por IPS y entidades reclamantes. Según explicó Barrera, los eventos amparados por la ADRES incluyen accidentes con vehículos no identificados o no asegurados, pólizas con rango diferencial, eventos catastróficos, actos terroristas y situaciones expresamente reconocidas por el Ministerio de Salud. Para que proceda una reclamación, deben cumplirse elementos claves: el hecho debe ocurrir en el territorio nacional, involucrar al menos un vehículo automotor, y generar daño físico o mental como consecuencia directa del tránsito por la vía.

Uno de los aportes centrales de la charla fue la explicación del esquema de cobertura financiera según el Decreto 2497 de 2022, donde se establece que los primeros 300 salarios mínimos legales vigentes están a cargo de las aseguradoras, y hasta 500 adicionales son cubiertos por la ADRES, para un total de 800 SMMLV por víctima. En términos operativos, esta distribución se traduce en un reconocimiento en Unidades de Valor Tributario (UVT): 263.13 UVT a cargo de aseguradoras y hasta 701.68 UVT por parte de la ADRES.

Siete etapas críticas en el procedimiento de radicación y auditoría ante ADRES

El Dr. Barrera detalló las siete etapas del procedimiento de verificación, control y pago que rigen las reclamaciones por accidentes de tránsito: inscripción, radicación, auditoría integral, comunicación de resultados, subsanación, aprobación del pago y pago final. Cada fase está regulada por resoluciones específicas, como la 42993 de 2019 y la 12758 de 2023, y exige que las IPS mantengan actualizados sus datos bancarios, administrativos y contractuales ante la plataforma de ADRES.

Uno de los elementos más críticos, explicó, es el uso correcto de las bases de datos consultadas por la ADRES durante el proceso de auditoría: RETHUS (talento humano en salud), REPS (prestadores habilitados), RNEC (registro nacional de entidades), RUNT (vehículos), y la Registraduría Nacional del Estado Civil. Estas fuentes permiten verificar la identidad y estado del paciente, la habilitación de la IPS, y la trazabilidad del evento. Dado que los recursos auditados son públicos, el nivel de exigencia en la validación documental, científica y financiera es extremadamente alto.

Señaló que el mayor reto no es la radicación en sí misma, sino evitar glosas y lograr el reconocimiento final del pago, un proceso que depende de la calidad de los soportes clínicos, la consistencia de los datos en los sistemas de información, y el cumplimiento estricto de los requisitos definidos por ADRES y por la normativa vigente.

“La clave del éxito no está solo en facturar, sino en lograr que se reconozca y pague cada peso con criterios técnicos, jurídicos y financieros robustos”, puntualizó.

Decálogo de buenas prácticas y cumplimiento normativo: ruta crítica para el reconocimiento ante la ADRES

Para cerrar su intervención, el Dr. Barrera profundizó en los pasos finales del proceso de reconocimiento de reclamaciones por accidentes de tránsito ante la ADRES. Subrayó que una vez realizada la radicación electrónica, la entidad valida la consistencia de la información entre la factura, la historia clínica y los soportes. En esta fase, si se detectan inconsistencias o errores como datos discordantes del paciente, médico tratante no habilitado en RETUS, o pólizas inactivas la reclamación puede ser anulada antes de iniciar la auditoría integral. En ese caso, la IPS deberá reiniciar el trámite, perdiendo tiempo y recursos críticos.

Posteriormente, se desarrollan la auditoría de respuesta a glosas y la ordenación del gasto, que concluyen con el pago si se valida el cumplimiento de los criterios técnicos, jurídicos y financieros establecidos. Para evitar rechazos sistemáticos, Barrera presentó un decálogo de éxito en la facturación por accidentes de tránsito: documentación completa y oportuna, codificación adecuada, trazabilidad clínica, correcta identificación del pagador, cumplimiento normativo, auditoría previa, gestión proactiva del recobro, capacitación continua, herramientas tecnológicas eficientes y trabajo interdisciplinario.

Finalmente, insistió en la importancia del diligenciamiento adecuado del FURIPS, del uso correcto de códigos CUPS, CUN y CIE-10 o CIE-11, y de la coherencia entre el diagnóstico, el procedimiento y la mecánica del accidente. Todo debe estar soportado clínica y documentalmente. “Una factura sin trazabilidad, con datos incompletos o sin justificación médica clara no solo será glosada, sino que compromete la posibilidad de recuperación financiera de la IPS”, puntualizó. El proceso, aunque exigente, es viable si se implementan herramientas tecnológicas, se sigue la hoja de ruta normativa y se fortalecen los sistemas de información con enfoque de calidad y consistencia.

Reportes obligatorios: de requisito legal a herramienta estratégica para la sostenibilidad institucional

La jornada continuó con una exposición de alto valor técnico a cargo de la Dra. Diana Carolina Vásquez Vélez, experta en regulación sanitaria y Gerente de Proyectos e Innovación de PRAXXIS Consultores, quien presentó una visión integral de los reportes obligatorios que deben presentar las IPS ante los diferentes organismos de vigilancia y control. Enfatizó que el cumplimiento no debe verse como una carga operativa, sino como una herramienta estratégica para la toma de decisiones, la mejora continua y la sostenibilidad financiera.

Su intervención comenzó con un recorrido por los principales requerimientos del Ministerio de Salud, incluyendo la Circular 030 de 2013 sobre cartera con EPS, la Resolución 0256 de 2016 sobre indicadores de calidad, y la más reciente Circular 015 de 2023, que exige el reporte de precios de dispositivos médicos. También abordó la Resolución 2063 de 2017, que regula la participación social en salud; la Circular 001 de 2024 sobre acciones de tutela; la Resolución 1138 de 2022 en atención en telemedicina; y la Resolución 2471 de 2022 que establece el Programa de Uso Racional de Antimicrobianos (PROA). Como parte de esta revisión, incluyó la ya conocida Resolución 2275 de 2023, que consolida el marco normativo para los RIPS y la facturación electrónica en salud.

Posteriormente, la Dra. Vásquez desglosó los requerimientos de la Superintendencia Nacional de Salud, destacando circulares clave como la 012, 014, 015 y 016 de 2016, que regulan desde la rendición de cuentas financieras hasta la atención de accidentes de tránsito. También incluyó referencias al Decreto 1757 de 1994, la Circular Externa 047 de 2007 y la Circular 014 de 2020, esta última enfocada en el flujo de recursos. Explicó con claridad el funcionamiento del nuevo aplicativo NRVCC, una plataforma para la Recepción, Validación y Cargue de Circulares accesible desde el portal “Vigilados” de la Supersalud, fundamental para mantener actualizados los envíos institucionales.

La presentación culminó con una revisión de los reportes obligatorios de INVIMA en farmacovigilancia, tecnovigilancia y reactivovigilancia; así como las exigencias del IDEAM para el manejo de residuos peligrosos (RESPEL) y microgeneradores, y del SIVIGILA para la vigilancia epidemiológica.

Subrayó que todos estos reportes deben estar articulados con sistemas de cumplimiento normativo como SARLAFT y SAGRILAFT, establecidos bajo el Decreto 1072 de 2015, para garantizar una gestión integral, transparente y auditada de la información en salud. Su intervención cerró con una pregunta contundente para los asistentes:

¿Está su IPS al día con todos estos reportes clave para asegurar transparencia y calidad en la prestación de servicios?

SIIFA: el eje estructurante de la transformación digital del sistema de salud

La última intervención de la jornada estuvo a cargo del ingeniero Germán Augusto García Cadena, líder técnico del Sistema Integral de Información Financiera y Asistencial (SIIFA) en el Ministerio de Salud de Colombia. Su presentación ofreció una visión estratégica y operativa del ecosistema digital que está redefiniendo la transparencia, interoperabilidad y trazabilidad de la información en el sector salud.

García destacó que, desde la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (OTIC), se han venido desplegando diversos sistemas de información integrados, entre ellos FEV-RIPS, RETHUS, REPS y el mismo SIIFA, como parte de los pilares de la transformación digital. Este ecosistema se sustenta en habilitadores como la conectividad en zonas rurales, el uso creciente de infraestructura en la nube, el soporte técnico por medio de mesas de ayuda robustas, y la evolución hacia herramientas de inteligencia artificial generativa aplicadas a la analítica de datos.

Uno de los anuncios clave fue la próxima expedición de una resolución sobre la interoperabilidad de la historia clínica electrónica, que permitirá conectar los sistemas regionales al modelo nacional, superando las barreras que hoy afectan la continuidad asistencial. Esta medida está alineada con los objetivos de garantizar la atención primaria en salud, reducir el impacto financiero de las enfermedades de alto costo y mejorar la toma de decisiones a partir de datos clínicos confiables.

Del FEV-RIPS al SIIFA, consolidando la trazabilidad financiera y asistencial

El ingeniero García destacó el avance del mecanismo FEV-RIPS, que desde su implementación ha registrado más de 30 billones de pesos en facturación en el sistema de salud. Esta herramienta ya permite la validación técnica y financiera de la factura electrónica de venta y los campos RIPS asociados, con información en tiempo real que fortalece el control y la trazabilidad.

El SIIFA cuyo despliegue está previsto a partir del 1° de julio de 2025—se posiciona como la plataforma unificada que articulará la información financiera, contractual y asistencial. Según explicó García, el SIIFA se construye bajo el marco de la Ley 1966 de 2019, que en sus artículos 3 y 4 establece la obligación de agilizar la transmisión de información financiera y los reportes sobre prestación de servicios y tecnologías en salud.

A través del Decreto 228 de 2025, ya vigente, el Ministerio busca reglamentar la operación del SIIFA, y ha invitado a todos los actores a consultar y retroalimentar el proyecto de resolución disponible en su sitio web oficial. Este sistema aplicará a entidades responsables de pago (EPS, ARL, regímenes especiales) y a prestadores de servicios de salud, incluyendo transporte especial de pacientes, replicando la lógica de FEV-RIPS en términos de interoperabilidad y reporte.

Interoperabilidad total. Hacia un sistema unificado, auditable y predictivo

García subrayó que uno de los grandes objetivos del SIIFA es consolidar un sistema nacional interoperable, en el que se integren no solo las entidades del sector salud, sino también las instituciones estatales adscritas y vinculadas al Ministerio. Esta interoperabilidad permitirá una visión sistémica del flujo de recursos, la ejecución de contratos y la prestación de servicios, habilitando la trazabilidad desde la atención del paciente hasta el pago final.

La apuesta va más allá del cumplimiento normativo: se orienta a la analítica predictiva, el control en tiempo real y la toma de decisiones informadas, incorporando algoritmos de inteligencia artificial que permitirán detectar patrones, riesgos operativos y alertas de ineficiencia. La implementación del CSIRT de seguridad de la información, la unificación de estructuras de datos y la interoperabilidad con los servicios de facturación digital dan cuenta de un ecosistema que evoluciona hacia la prevención del fraude y el fortalecimiento de la gobernanza de la información.

Hacia una nueva arquitectura de gestión integral y transparencia en salud

La arquitectura del SIIFA no solo permitirá extraer información crítica desde herramientas ya existentes, como FEV-RIPS, sino que facilitará la interoperabilidad entre contratos, servicios habilitados, facturación, glosas, pagos y conciliaciones. Todo esto bajo un marco normativo robusto, respaldado por el Decreto 228 de 2025 y un proyecto de resolución que establece requisitos técnicos, actores responsables, cronogramas, mecanismos de autenticación a través del SISPRO, y canales de soporte mediante APIs para prestadores con sistemas ERP o interfaces más simples para actores de menor capacidad tecnológica.

En sus palabras de cierre, el ingeniero Germán Augusto García extendió una invitación abierta a todas las instituciones de salud del país a sumarse al proceso de construcción participativa del SIIFA:

“Los invitamos a revisar el proyecto de resolución publicado en la página del Ministerio, enviarnos sus observaciones y participar activamente en las mesas técnicas. Este es el momento para aportar, ajustar y construir un sistema robusto, transparente y alineado con las realidades del sector”.

Con estas reflexiones concluyó García, ante los más de 300 participantes de tan excelso evento: Plataformas tecnológicas: RIPS, Facturación Electrónica, Facturación SOAT y Reportes obligatorios por prestador.