- PUBLICADO:
El nuevo marco que redefine la operación de gestores farmacéuticos y operadores logísticos en Colombia – Resolución 1809 de 2025
Escucha esta noticia
Cargando audio...
El Ministerio de Salud y Protección Social (Minsalud) expidió la Resolución 1809 de 2025, una norma que establece requisitos de operación y financieros para los Gestores Farmacéuticos (GF) y los Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud (OLTS). Su alcance trasciende lo administrativo, dado que busca transformar la manera en que se organiza la cadena de suministro de medicamentos y dispositivos médicos, elevando los estándares de transparencia, control y sostenibilidad financiera.
Esta decisión responde a un mandato que estaba pendiente desde el Plan Nacional de Desarrollo 2018–2022 (Ley 1955 de 2019, artículo 243), donde se reconoció formalmente a estos actores como parte del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS). Hasta ahora, operaban sin un marco tan específico, lo que generaba vacíos de responsabilidad y dificultades para la supervisión.
Un marco legal que refuerza la rectoría estatal
La Resolución 1809 se apoya en una estructura normativa que ya venía delineando el camino. La Ley 100 de 1993 otorgó a la Superintendencia Nacional de Salud facultades de vigilancia y sanción; la Ley Estatutaria 1751 de 2015 declaró la salud como un derecho fundamental bajo la dirección indelegable del Estado; y la Ley 1966 de 2019 introdujo mecanismos para la gestión y la transparencia en el sistema.
Al integrarse con el Decreto 780 de 2016 y la Resolución 2718 de 2024, la nueva norma se convierte en un instrumento que articula regulación, control y operación. En la práctica, esto significa que los gestores farmacéuticos y operadores logísticos ya no podrán limitarse a ser intermediarios invisibles: deberán mostrar que cumplen con reglas claras de gobierno corporativo, información financiera, trazabilidad y atención al usuario.
Claridad en los roles: quién hace qué en la cadena de suministro
Uno de los aportes centrales de la resolución es la precisión conceptual. Los Gestores Farmacéuticos se entienden como aquellos que dispensan medicamentos a los usuarios por encargo de EPS o IPS, ya sean operadores logísticos, cadenas de droguerías o cajas de compensación. Queda explícito que las IPS que dispensan directamente a sus pacientes no se clasifican en esta categoría.
En el caso de los Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud, la definición abarca a quienes ejecutan procesos de almacenamiento, transporte, distribución o aduanas con cargo a los recursos del sistema. Si alguno de ellos asume la dispensación ambulatoria, automáticamente pasa a ser considerado gestor.
La resolución también refuerza conceptos que impactan la operación diaria: la dispensación incluye la obligación de entregar información sobre uso adecuado; la entrega oportuna se fija en un plazo máximo de 48 horas; y la cadena de distribución física se entiende como un conjunto integral de actividades que garantizan la disponibilidad real de tecnologías en salud.
Requisitos que elevan la vara: del gobierno corporativo a la atención
El cambio más evidente está en la exigencia de condiciones de capacidad técnico-administrativa y logística. Los gestores deberán acreditar su existencia legal con soportes contables bajo normas internacionales, implementar códigos de buen gobierno y conformar comités de riesgos, pagos y contraloría interna. Esto obliga a profesionalizar la gestión y a pasar de un esquema operativo a uno alineado con principios de gobernanza corporativa.
En paralelo, la resolución pone en el centro la experiencia del usuario. Los canales de atención deberán ser gratuitos, claros y accesibles, con adaptaciones para personas con discapacidad y traducciones a lenguas indígenas en las regiones donde corresponda. Además, los gestores estarán obligados a publicar trimestralmente indicadores de desempeño, visibilizando su eficiencia en la entrega de medicamentos.
Este giro hacia la transparencia implica que, por primera vez, los usuarios y las autoridades contarán con información objetiva y periódica para evaluar a estos actores, reduciendo la discrecionalidad que en el pasado limitaba el control.
Indicadores y datos: supervisión basada en evidencia
Uno de los aspectos más innovadores de la Resolución 1809 es la creación de un esquema de indicadores obligatorios. Estos abarcan tres dimensiones:
- Estructura (capacidad instalada y puntos de dispensación).
- Proceso (gestión y oportunidad en la respuesta de PQRS).
- Resultado (tiempo real de entrega de medicamentos).
La publicación de estos datos permitirá identificar fallas de forma temprana, tanto para las autoridades como para los propios usuarios. En la práctica, será posible comparar gestores y operadores, generando un incentivo para mejorar estándares de calidad y servicio.
Logística, inventarios y continuidad terapéutica
La norma también refuerza la dimensión logística. Los gestores deberán mantener inventarios sistematizados, con procesos documentados para responder a alertas sanitarias y planes de contingencia frente a desabastecimientos. La exigencia no es menor: implica que la gestión de inventarios y la capacidad de anticipar interrupciones ya no serán una buena práctica voluntaria, sino una obligación legal.
El componente tecnológico se convierte en otro pilar. Los sistemas de información deberán abarcar desde la adquisición hasta la disposición final, garantizando trazabilidad, seguridad y confidencialidad. Además, se establece la obligación de notificar a aseguradores y usuarios el estado de las entregas. Un punto novedoso es que, en patologías crónicas, si un medicamento no se entrega en 30 días, la fórmula médica deberá reactivarse automáticamente, evitando interrupciones y protegiendo la continuidad del tratamiento.
Operadores logísticos: bajo los mismos estándares
Aunque el Título III introduce diferencias, en la práctica los operadores logísticos quedan sujetos a las mismas exigencias que los gestores en materia de capacidad administrativa, control de inventarios y sistemas de información. La única excepción es que no se les requiere un código de buen gobierno, aunque deberán cumplir con protocolos logísticos, entrenamiento del talento humano y mecanismos de trazabilidad financiera y documental.
La lógica es clara, pues ningún eslabón de la cadena puede debilitar la operación general. Una falla en un operador logístico tendría el mismo impacto que una deficiencia en un gestor farmacéutico.
Estabilidad financiera: condición de permanencia
El componente financiero de la resolución marca otro punto de inflexión. Gestores y operadores deberán implementar un modelo de seguimiento de indicadores de respaldo patrimonial, liquidez y eficiencia operativa, con reportes trimestrales a la Superintendencia Nacional de Salud.
De esta manera, la estabilidad económica deja de ser un criterio opcional y se convierte en condición para permanecer en el sistema. Para las autoridades, este mecanismo funcionará como una alerta temprana de insolvencia; para los gestores, implicará la necesidad de una gestión más disciplinada de sus flujos de caja e indicadores contables.
Registro y plazos: la cuenta regresiva ya empezó
La resolución ordena la creación de un portal electrónico de registro en un plazo máximo de seis meses. A partir de su habilitación, los gestores y operadores tendrán tres meses para inscribirse, y un período máximo de nueve meses para implementar plenamente todas las disposiciones.
El incumplimiento traerá sanciones, desde multas hasta la anulación del registro, lo que en la práctica significará la salida de quienes no logren adaptarse.
Una norma que redefine la cadena farmacéutica
La Resolución 1809 de 2025 no es una actualización menor, pues redefine la relación entre el Estado y quienes gestionan tecnologías en salud, imponiendo un estándar más alto de gobernanza, trazabilidad y sostenibilidad.
Para los gestores y operadores, supone migrar de un rol logístico a un papel regulado y vigilado; para EPS e IPS, abre la posibilidad de contar con aliados más confiables; y para los usuarios, la expectativa de recibir un servicio más oportuno y transparente.
El reto ahora está en la capacidad de adaptación. Las entidades que logren cumplir con estos requisitos no solo mantendrán su habilitación, sino que podrán diferenciarse como socios estratégicos del sistema de salud. Aquellas que no lo logren, en cambio, corren el riesgo de quedar al margen de un sector que, desde ahora, eleva su exigencia al máximo nivel.
Descargue aquí la resolución completa:
