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Empresas Sociales del Estado fortalecen su gestión contractual – modificaciones de la resolución 5185 de 2013

Empresas Sociales del Estado fortalecen su gestión contractual – modificaciones de la resolución 5185 de 2013
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El Ministerio de Salud y Protección Social (Minsalud) emitió una nueva resolución que modifica la Resolución 5185 de 2013, con el objetivo de optimizar la contratación en las Empresas Sociales del Estado (ESE). Con esta actualización también se busca mejorar los procesos de contratación en proyectos de infraestructura y dotación biomédica financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación.

Específicamente, la Resolución 5185 de 2013 estableció los lineamientos para la contratación en las ESE, entidades públicas descentralizadas con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa. Sin embargo, con el paso del tiempo, se identificó la necesidad de realizar ajustes para garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión contractual, especialmente en proyectos de gran impacto.

Entre los principales ajustes está la modificación del artículo 9, 10, 16 y 18 de la Resolución 5185 de 2013, que introduciría las siguientes modificaciones:

Fase de planeación:

En la fase de planeación, los estudios y documentos previos son fundamentales para tramitar los procesos de contratación de la entidad. Estos documentos deben incluir varios elementos clave.

 Primero, es esencial definir claramente la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación. Luego, se deben especificar el objeto a contratar, incluyendo las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución. En el caso de contratos que abarcan diseño y construcción, se deben adjuntar los documentos técnicos necesarios para el desarrollo del proyecto. Además, se debe justificar la modalidad de selección del contratista y proporcionar los fundamentos jurídicos correspondientes.

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El valor estimado del contrato debe ser calculado y justificado adecuadamente. También es importante definir los criterios para seleccionar la oferta más favorable y realizar un análisis de riesgo junto con las estrategias para mitigarlos. Finalmente, se deben establecer los requisitos de garantías necesarias para el proceso de contratación.

En cuanto a los términos de condiciones para convocatorias públicas, estos deben ser elaborados con detalle y precisión.

  • Descripción técnica: detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
  • Modalidad del proceso de selección: justificación clara de la modalidad elegida.
  • Criterios de selección: deben ser claros, completos y asegurar una selección objetiva sin inducir a error o impedir la participación.
  • Condiciones de costo y calidad: parámetros que la ESE considerará para la selección objetiva.
  • Reglas de presentación y evaluación de ofertas: instrucciones detalladas sobre la presentación, evaluación de ofertas, y reglas de desempate y adjudicación.
  • Rechazo de ofertas: causas específicas que pueden llevar al rechazo de una oferta, evitando la exclusión por falta de documentos no esenciales.
  • Valor del contrato y pagos: especificaciones sobre el valor, plazo, cronograma de pagos y condiciones de anticipos.
  • Disponibilidad presupuestal: certificado necesario para proceder con la contratación.
  • Riesgos asociados: identificación de riesgos y asignación entre las partes contratantes.
  • Garantías exigidas: condiciones y beneficiarios de las garantías, especialmente en contratos financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación.
  • Términos y minuta del contrato: detalles específicos del contrato.
  • Expedición de adendas: plazos y condiciones para modificar los términos del contrato.
  • Cronograma de contratación: fechas y plazos para todas las actividades del proceso de contratación, con requisitos mínimos para propuestas y evaluaciones.
  • Consulta de documentos: ubicación física o electrónica de los documentos relevantes para el proceso de contratación.
  • Entrega de propuestas: lugar y formato para la presentación de propuestas, asegurando la transparencia y seguridad del proceso.
  • Cláusulas excepcionales: determinación de la aplicación de cláusulas excepcionales según el Estatuto General de la Administración Pública.

Cabe mencionar que las ESE deben definir en su estatuto de contratación los casos en los que será necesario elaborar términos de condiciones para la contratación directa. Asimismo, todas las contrataciones relacionadas con obras de adecuación, ampliación y construcción de infraestructura, así como la dotación biomédica financiada con recursos del Presupuesto General de la Nación, deberán realizarse mediante convocatoria pública, sin importar la cuantía. El Ministerio de Salud y Protección Social proporcionará una guía para la formulación y elaboración de estos términos de condiciones, asegurando buenas prácticas de contratación.

En contratos financiados por el Presupuesto General de la Nación para adecuación, ampliación y construcción de infraestructura, la interventoría deberá ser contratada por convocatoria pública. Esta interventoría debe ser realizada por una persona natural o jurídica independiente, tanto de la entidad contratante como del contratista, quienes serán responsables de sus actos y omisiones.

Fase de selección

La ESE debe determinar la oferta más favorable según las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.

  1. 1. Comité de Apoyo Contractual:
  2. Formación: en procesos de convocatoria pública, se conformará un comité de apoyo a la actividad contractual.
  3. Funciones: el comité recomienda al ordenador de gasto sobre la adjudicación o declaratoria de desierta de los procesos de selección, la celebración de contratos, la verificación de disponibilidad presupuestal, y la suscripción de adiciones, modificaciones y prórrogas de contratos. También, ofrece otras recomendaciones necesarias para garantizar una selección objetiva.
  4. Composición: el comité debe tener al menos tres integrantes con formación o experiencia en temas jurídicos, financieros y técnicos.
  5. 2. Audiencia Pública para Adjudicación:
  6. Proceso: la adjudicación de los procesos de selección mediante convocatoria pública se realizará en audiencia pública.
  7. Participantes: en la audiencia participarán el Gerente de la ESE o su delegado, los servidores públicos y colaboradores que hayan elaborado los estudios y evaluaciones, los proponentes y cualquier persona interesada.
  8. Acta: se levantará un acta que documente las deliberaciones y decisiones tomadas durante la audiencia, integrándose al acto administrativo de adjudicación o de declaratoria de desierto.

Fase de adecuación de reglamentos de contratación

La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado (ESE) deberá adoptar un estatuto de contratación conforme a los nuevos lineamientos establecidos en la presente resolución dentro de los seis (6) meses siguientes a su entrada en vigor. Posteriormente, el Gerente o director de la entidad tendrá un plazo de tres (3) meses para ajustar los manuales de contratación al nuevo estatuto adoptado.

Es importante destacar que tanto el estatuto como el manual de contratación deberán publicarse en la página web de la entidad. En caso de no disponer de una página web, se publicarán en un sitio visible al público. Además, esta información deberá ser publicada en la página web del Ministerio de Salud y Protección Social.

Régimen de transición

De otro lado, las juntas directivas de las Ese deberán ajustar sus Estatutos y Manuales de contratación para incluir los nuevos lineamientos dentro de los dos (2) meses siguientes a la entrada en vigencia de dicha resolución. Posteriormente, el Gerente o Director de cada entidad deberá adecuar los manuales de contratación al estatuto ajustado dentro del mes siguiente a la expedición de estos.

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