Sistema General de Riesgos Laborales – Nuevos Lineamientos en el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades

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El Ministerio de Salud y Protección Social ha presentado una resolución que modifica el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales. Este nuevo marco normativo busca adaptarse a las transformaciones laborales y a las necesidades de los diversos actores del sistema, ofreciendo una herramienta más completa y técnica para gestionar afiliaciones y novedades. A continuación, desglosamos los principales cambios, con especial énfasis en el Anexo Técnico 1, que describe el formulario actualizado.

Objetivo y Ámbito de Aplicación

La resolución tiene como objetivo principal actualizar el formulario para garantizar que las afiliaciones y reportes se realicen de manera precisa, alineándose con la normativa vigente. El ámbito de aplicación incluye administradoras de riesgos laborales (ARL), empleadores, trabajadores dependientes e independientes, estudiantes en prácticas, trabajadores penitenciarios y promotores del Servicio Social para la Paz, entre otros.

Estructura del Formulario Según el Anexo Técnico 1

El Anexo Técnico 1 contiene el diseño detallado del formulario y las instrucciones para su diligenciamiento. A continuación, se destacan los capítulos principales y sus contenidos:

1. Datos del Trámite

  • Tipo de Trámite: Afiliación o reporte de novedades.
  • Tipo de Afiliación: Individual o colectiva.
  • Tipo de Aportante: Incluye empleadores, trabajadores independientes, entidades públicas y privadas, entre otros.

2. Datos del Responsable de la Afiliación

Se recopilan datos de la persona o entidad encargada de la afiliación, incluyendo:

  • Nombre o razón social.
  • Dirección, teléfono y correo electrónico.
  • Código de actividad económica.

3. Datos del Afiliado

Este capítulo permite la plena identificación del afiliado:

  • Nombre completo y tipo de documento de identificación.
  • Fecha de nacimiento, sexo e ingreso base de cotización (IBC).
  • Residencia y modalidad de trabajo (presencial, teletrabajo, trabajo en casa o remoto).

4. Datos Complementarios del Afiliado

Incluye información adicional como:

  • Entidad Promotora de Salud (EPS).
  • Administradora de Pensiones (AFP).
  • Salario fijo o variable, dependiendo de la naturaleza del empleo.

5. Datos Relacionados con el Sitio de Trabajo o Actividad

Describe detalles del lugar donde se realiza el trabajo, como:

  • Dirección, teléfono y correo electrónico del sitio.
  • Clase de riesgo según la tabla oficial.
  • Código de ocupación u oficio.

6. Condiciones Específicas Según el Tipo de Afiliado

El formulario detalla los datos requeridos para categorías específicas, como:

  • Trabajadores Dependientes: Cargo y tipo de jornada (única, por turnos, o rotativa).
  • Estudiantes: Actividad principal y secundaria en la práctica formativa.
  • Voluntarios: Actividades realizadas en emergencias o como promotores de paz.

7. Reporte de Novedades

El formulario permite registrar modificaciones en:

  • Datos básicos o complementarios del afiliado.
  • Cambios de ocupación, traslado de ARL o licencias específicas (maternidad/paternidad, parental flexible).
  • Suspensión o terminación de contratos.

8. Autorizaciones

Incluye casillas para que el afiliado autorice a la ARL el manejo de sus datos personales y el envío de información por medios electrónicos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

9. Firmas y Anexos

  • Se exige la firma del responsable de la afiliación y del funcionario de la ARL.
  • Entre los anexos requeridos se incluyen certificados médicos, identificación de peligros y copia de documentos de identidad.

Impacto de las Modificaciones en el Formulario

El formulario actualizado refuerza la trazabilidad de las afiliaciones y novedades, permitiendo una integración más eficiente con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) y el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT). Estas modificaciones benefician a los empleadores al simplificar procesos administrativos y garantizan una mayor protección a los trabajadores.

Descargue el proyecto de resolución que modifica el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales

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