Durante el Seminario Nacional de Aspirantes a Gerentes ESE, la Dra. Yibi Popayán Narváez, administradora de empresas con 20 años de experiencia operativa y directiva en procesos de facturación y auditoría en IPS, EPS y Entidades Territoriales, explicó el manejo del nuevo Manual único de Devoluciones, Glosas y respuestas en una Empresa Social del Estado (ESE), y los aspectos que se deben tener en cuenta para facturar y auditar de manera óptima las cuentas de prestación de tecnologías en salud.
De acuerdo con el sistema Integral de Información Financiera y Asistencial, la Dra. Popayán señaló que en el proceso de facturación de cuentas médicas se destacan siete componentes esenciales: acuerdos de voluntades, sistemas de información, admisión y autorizaciones, gestión clínica, radicación, glosas y devoluciones, y pagos y cartera.
Por una parte, la resolución 2335 de 2023 especifica la guía para realizar el seguimiento y ajustes a los acuerdos de voluntades en el sector salud. Allí se denotan indicadores de gestión como los tiempos de facturación, radicación, devoluciones, glosas, gestión de respuestas de pago y cartera; así como el seguimiento a acciones administrativas para mejorar y facilitar los procesos de facturación y gestión de cuentas médicas.
“En los acuerdos de voluntades se deben establecer los canales de comunicación, los cuales deben estar disponibles las 24 horas del día, por lo que se van a eliminar las ventanas de radicación (…) Los interesados en la contratación deben conocer cuáles son las tarifas y reglas para encaminar correctamente la facturación”, aseguró la experta.
Auditoría, Devoluciones, Glosas y respuestas en una ESE
La Dra. Popayán, gerente y representante legal de GyS Integral, también enfatizó en la unificación y actualización de las disposiciones relativas al proceso de generación de RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en salud. Estas medidas se basan en la resolución 2275 de 2023 y son aplicables para los prestadores de servicios de salud, proveedores de tecnologías en salud, entidades que en el marco de sus funciones deben entregar los datos RIPS al sistema general de Seguridad Social, compañías de seguros autorizadas para ofrecer SOAT y la ADRES.
Con referencia a la normativa para las glosas y devoluciones descritas en la resolución 2284 de 2023 se establecen los criterios para manejar las devoluciones de facturas de venta en salud, reforzando el derecho a intereses moratorios (no pago en los plazos y glosas infundadas o inexistentes) y prohibición a la auditoria previa.
Frente a las glosas diferentes o infundadas, la experta explicó que la entidad responsable de pago deberá pagar intereses moratorios y reconocimientos económicos acordados en el marco del acuerdo de voluntades. Asimismo, la resolución dicta que no se permite la aplicación o aceptación de porcentajes globales de glosa, y las partes involucradas deben identificar causas específicas de glosas de acuerdo con el Manual Único adoptado en la resolución.
En cuanto al procedo para devoluciones, la Dra. Popayán explicó que la entidad responsable de pago tiene hasta cinco días hábiles después de recibir la factura para solicitar la devolución a los proveedores de servicios de salud o tecnologías en salud. Después de este plazo, no se aceptarán devoluciones.
Ahora, si la entidad responsable de pago comunica una devolución y el prestador de servicios de salud o proveedor de tecnologías en salud considera que es injustificada, debe responder dentro de cinco días hábiles. Si no responde en ese período, se entenderá que acepta tácitamente el motivo de devolución y deberá emitir una nota de crédito correspondiente.
