El Ministerio de Salud y Protección a través de la Resolución 839 de 2017 establece el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, y el manejo que le deben dar las entidades del sistema de salud en caso de liquidación.
Esta resolución también aplica para los profesionales de la salud independientes que decidan no continuar con la prestación del servicio de salud y a los mandatarios y Patrimonios Autónomos de Remanentes que hayan recibido y tengan bajo su custodia historias clínicas como consecuencia de procesos de liquidación o cierre definitivo de servicios de salud.
Tiempo de retención
El tiempo establecido por la Resolución 839 de 2017, en la que la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, es por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención.
Los primero cinco (5) años se harán en el archivo de gestión y los siguientes diez (10) años en el archivo central.
En los casos de personas víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplicarán.
Si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.
Eliminación de la Historia Clínica
Para que las entidades de salud puedan realizar el proceso de eliminación de la Historia Clínica, se debe, primeramente, haber cumplido el tiempo de retención y conservación; que se haya adelantado el procedimiento de publicación a que refiere el artículo 3 de la presente resolución, y que se haya adelantado la valoración correspondiente, orientada a determinar si la información contenida en las historias a eliminar posee o no valor secundario (científico, histórico o cultural), en los términos establecidos por el Archivo General de la Nación.
Una vez realizado este proceso se dejará constancia en un acta firmado por el representante legar o el revisor fiscal de la entidad. En el caso de las entidades en proceso de liquidación, el acta será firmada por el responsable de la liquidación. Para los profesionales independientes, una vez realizado el proceso de valoración, el acta será suscrita únicamente por dicho profesional.
La Resolución 839 de 2017, en su artículo 5 establece cuál debe ser el procedimiento de eliminación de la historia clínica para las entidades públicas y privadas, los profesionales independientes y las entidades en liquidación.
La copia del “acta de eliminación” y sus anexos, serán remitidos a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio de la entidad o sus sedes o del domicilio del profesional independiente que esté adelantando el proceso de eliminación y a la Superintendencia Nacional de Salud, quienes la conservarán con el fin de brindar la respectiva información al usuario o a la autoridad que lo solicite.
La Resolución 839 de 2017 dedica un capítulo con las instrucciones y el procedimiento que deben seguir las entidades que en este momento se encuentran en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución.
La Resolución 839 de 2017 entra en vigencia desde su publicación y modifica a la Resolución 1995 de 1999.
Descargue: Tiempo de retención y conservación de la Historia Clínica – Resolución 839 de 2017
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