La Superintendencia Nacional de Salud (Supersalud) expidió la Circular Externa 2025151000000007-5 del 31 de julio de 2025, dirigida a todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), incluyendo EPS de todos los regímenes, entidades adaptadas, entidades territoriales, prestadores de salud, gestores farmacéuticos, operadores logísticos y regímenes especiales y de excepción. Esta nueva normativa reemplaza la Circular Externa 011 de 2020 y establece un marco actualizado para los procesos de conciliación, depuración y saneamiento de cuentas por pagar en el sistema de salud colombiano.
El objetivo de la circular es garantizar el flujo adecuado de recursos, mejorar la conciliación de saldos y resolver glosas de manera oportuna, exigiendo que los resultados de estos procesos se reflejen en los estados financieros de todas las entidades involucradas. El incumplimiento de estas directrices conllevará sanciones administrativas.
Supersalud: Fundamento legal de la circular
La circular se sustenta en un robusto marco normativo que incluye la Ley 1122 de 2007, el Decreto 4747 de 2007 (compilado en el Decreto 780 de 2016), la Ley 1438 de 2011, la Ley 1608 de 2013, la Ley 1797 de 2016, la Ley 1966 de 2019, la Resolución 6066 de 2016 y su modificación por la Resolución 332 de 2017, así como el Manual Único de Glosas y la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y acceso a la información pública.
Este marco define claramente las responsabilidades de las Entidades Responsables del Pago (ERP), Prestadores de Servicios de Salud (PSS) y Proveedores de Tecnologías en Salud (PTS), y establece los plazos y condiciones para la contratación, facturación, resolución de glosas, conciliación y saneamiento contable.
Diez instrucciones clave para los actores del SGSSS
- Conciliación obligatoria y corresponsabilidad: Las EPS, entidades adaptadas y territoriales deben realizar conciliaciones con todos sus acreedores (IPS, gestores farmacéuticos, operadores logísticos), garantizando la veracidad de la información y participando activamente en las mesas de conciliación.
- Revisión de cuentas por pagar: Se deben usar los formatos FT004 y la Circular Conjunta 030 de 2013 como base para definir las obligaciones.
- Cronograma semestral obligatorio: Las ERP deben reportar cronogramas de conciliación en el archivo FT038, con cortes a junio 30 y diciembre 31. Se priorizarán acreencias por antigüedad, monto, naturaleza del servicio (como oncología pediátrica) o relación con IPS indígenas y Empresas Sociales del Estado.
- Reporte trimestral de resultados: El FT039 recogerá los acuerdos alcanzados en las mesas de conciliación y debe reportarse en formato digital firmado por los representantes legales y revisores fiscales.
- Seguimiento trimestral al avance: El FT040 monitorea el cumplimiento de los compromisos adquiridos en la conciliación. Ambos reportes deben cargarse en el aplicativo nRVCC.
- Publicación obligatoria en web: Los cronogramas y avances deberán publicarse en formato XLS/XLSX en los micrositios de rendición de cuentas de cada entidad, agrupando la información por prestador.
- Registro en estados financieros: Toda conciliación y saneamiento debe reflejarse contablemente en el trimestre en que se realiza.
- Fechas clave del primer reporte: El FT038 debe enviarse antes del 10 de septiembre de 2025. Los formatos FT039 y FT040 antes del 20 de diciembre.
- Suspensión de FT027: Se suspende temporalmente el envío mensual de este archivo sobre pagos a menores con cáncer, aunque las entidades deberán tener la información disponible para inspección.
- Eliminación de formatos anteriores: A partir de enero de 2026 se eliminan los formatos FT021, FT022, FT023 y AIFT010, dando paso exclusivamente a los nuevos archivos establecidos.
Nuevos formatos de reporte y fechas límite
La circular incorpora tres nuevos formatos clave:
- FT038 (cronograma semestral): Aplica a EPS, entidades adaptadas y territoriales. Su envío debe realizarse el 20 de agosto y el 20 de febrero, según el corte de información.
- FT039 (resultado de conciliación): De presentación trimestral (junio, septiembre, diciembre, marzo), documenta los compromisos adquiridos en las mesas.
- FT040 (avance del proceso): También trimestral, con el mismo calendario que el FT039, permite monitorear el cumplimiento de los acuerdos.
Cada uno de estos archivos deberá reportarse en formato TXT, firmado digitalmente, y deberá incluir datos como el valor conciliado, fecha del pago, modalidad de conciliación, saldo glosado y montos depurados.
La Circular Externa entra en vigencia desde su publicación en el Diario Oficial y en el sitio web de la SNS, y deroga la Circular Externa 011 de 2020, así como cualquier otra disposición que le sea contraria. El incumplimiento de las instrucciones dará lugar a sanciones administrativas conforme al artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, modificado por la Ley 1949 de 2019, sin perjuicio de las acciones adicionales que puedan iniciar otras autoridades competentes.
Descargue aquí la circular completa:
