Median la Resolución 1128 de 200 el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Salud y Protección Social reglamentará la inscripción al Sistema de Seguridad Social en Salud – SGSSS- de las personas  que no se encuentran afiliadas o se encuentren con novedad de terminación de la inscripción en la EPS.

Sin embargo, el Ministerio de Salud ha indicado que  cuando una persona requiera los servicios de salud o sea focalizada o identificada por la entidad territorial  y, en ambos casos, no se encuentre afiliada  al Sistema  General  de Seguridad  Social  en Salud o se encuentre con novedad de terminación de la inscripción en la EPS, el prestador de servicios de salud o la entidad  territorial,  según  corresponda efectuará  su  inscripción  de  manera  inmediata  a través del Sistema de Afiliación Transaccional-SAT, o directamente ante la  EPS.

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Así mismo, cabe mencionar que las EPS no podrán negar la inscripción a una persona por razones de su edad o por su estado previo, actual o potencial de salud y de utilización de servicios. Tampoco podrán colocar barreras para la inscripción y la prestación de servicios que requiera el afiliado, ni terminar la  inscripción  de  un  afiliado  que  se  encuentra  internado  en  una  institución prestadora de servicios de salud. Las acciones orientadas a negar la inscripción o desviarla a otra EPS,  así como promover  el traslado o la  afiliación de oficio de sus afiliados se considerarán como una práctica no autorizada.

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¿Cuándo podrá hacer la inscripción una persona no afiliada?

La fecha de la inscripción en la EPS corresponderá a la fecha de registro de la novedad de afiliación en SAT o la de radicación del formulario de afiliación en la EPS salvo lo previsto en los numerales 6.2 y 6.3 del artículo 6 de esta resolución y en este sentido desde dicha fecha,  la  EPS deberá  autorizar de manera  inmediata  la  atención  integral en salud del afiliado,

Plazos para la inscripción

Las EPS cuentan con un  plazo de quince (15) días calendario  para efectuar el registro o actualización en el SAT de la o las IPS primaria (s), en los municipios y distritos donde la EPS está habilitada por la Superintendencia Nacional de Salud.

¿Se puede escoger la EPS o es asignada?

La EPS será seleccionada por el usuario.  En caso de no hacerlo.  la  IPS  o la  entidad territorial,  según corresponda. lo  inscribirá  a través del SAT en la EPS autorizada con mayor número de afiliados en el municipio o distrito donde la persona se encuentre domiciliada, que no cuente con medida administrativa por parte de la Superintendencia Nacional de Salud que limite su capacidad de afiliación.

En caso de que la EPS sea seleccionada por la  IPS o la entidad territorial el afiliado podrá ejercer  el derecho de  libre  escogencia  de  EPS entre  las  autorizadas  en el respectivo municipio, dentro de los noventa (90) días calendario siguientes a la inscripción.

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Registro en  el Sistema de Afiliación  Transaccional -SAT

Según ha indicado el Minsalud, las IPS y las entidades territoriales realizarán las transacciones de afiliación de oficio en el SAT, a través del portal web www.misequridadsocial.gov.co dispuesto por el Ministerio.

De igual manera, el representante legal de la IPS, el gobernador que tiene a cargo zonas no municipalizadas o el alcalde, según corresponda,  que se encuentren obligados a  afiliar de oficio, deberán estar registrados en el SAT como persona natural y posteriormente, como persona jurídica, para lo cual deberán adjuntar el RUT en medio magnético.

Reglas de afiliación por parte de las IPS

No obstante, las IPS que al prestar los servicios de salud identifiquen personas que no se encuentran afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud o se encuentren con novedad de terminación de la inscripción en la EPS, deberán seguir las siguientes reglas:

• El autorizado de la IPS deberá, de manera previa, verificar que la persona se encuentra con  el  documento  válido  para  su  edad  y   condición, y constatará   en  la   consulta BDUA:www.adres.gov.co/BDUA/Consulta-Afiliados-BDUA   que   no   está   afiliada   en estado activo, suspendido  o en protección laboral.
• El mismo día que la IPS inicie la prestación del servicio a una persona no afiliada deberá inscribirla a través del SAT y comunicarle al afiliado la EPS en la cual quedó inscrito. sí excepcionalmente  la  IPS  no  puede  efectuar  el  registro en  dicho  sistema,  deberá ponerse en contacto,  ese mismo día, con la entidad territorial de su jurisdicción,   para,      que ésta remita a la EPS, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de inicio de la atención, el formulario único de afiliación y demás soportes de identificación. En este caso, -la fecha de la inscripción del afiliado en la EPS corresponderá al día del inicio de la atención y el formulario deberá indicar claramente que corresponde a una afiliación de oficio en la IPS.
• Las EPS deberán coordinar el mecanismo de intercambio de información electrónico que permita a las entidades territoriales remitir el formulario único de afiliación y demás soportes de identificación, en aquellos casos en que existan días no hábiles posteriores al inicio de la atención.

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• Cuando por motivos  de salud, la  persona no suministre a la  IPS  el documento  o los datos de identificación para afiliarla de oficio, esta  deberá adelantar las gestiones para la toma de huellas dactilares e identificación del usuario con la  Registraduría  Nacional del Estado Civil o la Fiscalía General de la Nación según corresponda; una vez obtenido los resultados, deberá efectuar la afiliación de oficio a través de la entidad territorial de su jurisdicción,  quien debe remitir a la  EPS el formulario único de afiliación,  con los respectivos soportes de identificación. En este caso, la fecha de la inscripción del afiliado en la EPS corresponderá al día del inicio de la atención, fecha desde la cual se efectuará el reconocimiento de recursos de la UPC por parte de la ADRES.

• Si la  persona debe ser remitida  a otra IPS, le  corresponde adelantar la  afiliación  de “oficio a la primera  institución en la que demandó servicios.  Al momento de la  remisión la  entidad  territorial  deberá verificar, si la  persona fue  afiliada  de oficio, y en caso contrario deberá afiliarla de manera previa a la remisión”.

• De acuerdo con el artículo 2.1.3.11  del Decreto 780 de 2016, los  padres  del recién nacido  no afiliados, con documento de identificación  válido, serán igualmente  inscritos de oficio en la  EPS en los términos aquí previstos. Para  la  inscripción del padre la  IPS deberá exigir el registro civil de nacimiento del menor.
• El menor de 18 años no afiliado, plenamente identificado, también podrá ser inscrito a la EPS, en el momento en que demande servicios de salud.

Con el fin de la ampliar el proceso de  cobertura y articulación  institucional,  el Gobierno Nacional expidió la Resolución 1126 de 2020, la cual tiene por objeto fijar las condiciones generales para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional – SAT.

Así mismo, con el documento se busca que  todos los trámites tanto para empleadores como empleados relacionados en salud, entre ellos, pensión, riegos laborales y Cajas de Compensación converjan para que se integren en una misma plataforma.

Por tanto, cabe mencionar que esto aplica para las cajas de compensación familiar, empleadores,   trabajadores    dependientes,  trabajadores independientes y pensionados afiliados voluntarios al Sistema de Subsidio familiar, a la Superintendencia de Subsidio Familiar, así como a  los pagadores de pensiones y,  en general, a toda persona natural o jurídica que por virtud de la ley esté obligada a afiliar y reportar novedades al Sistema de Subsidio Familiar así como aquellos que se afilien de manera voluntaria a este Sistema.

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Roles para la operación del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT

De otra parte, para  la  operación  del  Sistema  de  Subsidio  Familiar  en  el  Sistema de Afiliación Transaccional – SAT es importante establecer los siguientes roles:

• Consultar    las   transacciones   que   realicen    sus   afiliados, realizar  las verificaciones  de su  competencia  y  reportar  toda  la  información  relacionada con la afiliación y reporte de novedades de su población afiliada.
• Efectuar  las  transacciones  de  acuerdo  con sus obligaciones  con el Sistema de  Subsidio  Familiar  y   las  otorgadas  por  el  mecanismo  de  Protección  al Cesante en el Sistema de Seguridad Social Integral.

Rol Empleador Persona Jurídica

Condición del representante legal de una persona Jurídica  que  tiene  la  calidad  de empleador, o a quien  este autorice  o delegue  en el SAT, para efectuar  las transacciones de afiliación, reporte de novedades, y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones  con el Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Empleador Persona Natural 

Condición  de  una  persona  natural  que  tiene  la calidad de empleador, o a  quien este autorice o  delegue en el SAT, para efectuar tas transacciones  de afiliación y  reporte de novedades y  hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT, de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de del Sistema de Subsidio Familiar.

Rol Ministerio del Trabajo

Condición   del  representante   legal  del  Ministerio  del Trabajo, o a quien este autorice o delegue en el SAT, para consultar las transacciones efectuadas  por  los  actores  del  Sistema  de  Subsidio  Familiar  sobre  la  afiliación  y novedades del Sistema de Subsidio  Familiar, y administrar  la asignación de roles que apliquen.

Rol Persona Natural

Condición  de  una  persona  natural, nacional o extranjera, que efectúa la transacción de afiliación y reporte de novedades que afecten el estado de la afiliación  o la condición del afiliado o de  las personas a cargo, de acuerdo  con  sus obligaciones con el Sistema  de Subsidio  Familiar.

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Rol Superintendencia de Subsidio Familiar:

Condición del representante legal de la Superintendencia  de  Subsidio  Familiar, o   a quien este  autorice  o  delegue   para consultar   las  transacciones  efectuadas  por  los  actores  del  Sistema  de  Subsidio Familiar  en  el  SAT,   así  como   para  efectuar   el  reporte  de  información de  las actuaciones que se relacionen con las cajas de compensación familiar.

Rol Pagador de Pensiones 

Condición  del   representante   legal  de  una  entidad pagadora   de   pensiones, o  a   quien  este   autorice  o  delegue   para  efectuar  las transacciones y hacer las consultas que le sean habilitadas por el SAT de acuerdo con sus obligaciones con el Sistema de Subsidio Familiar.

Reglas para la operación  sat

Los  usuarios  registrados  en  el   portal  web  www.misegundadsocial qov. co podrán realizar las transacciones de afiliación,  reporte de novedades y consultas al Sistema de  Subsidio  Familiar,  según  los  roles  y  niveles  de  acceso  que  les  sean  asignados  y conforme con los términos establecidos.

El SAT validará y dispondrá  las fuentes de referencia que permitan que en el registro de la afiliación, la caja de compensación familiar cuente con la  información requerida.

Identificación  de los usuarios del Sistema de Subsidio Familiar en el SAT

La identificación  y  datos   básicos   de  los  usuarios  en  el  SAT  serán  validados   contra   la información de referencia disponible. Los datos básicos de identificación de los usuarios que sean ingresados al Sistema de Afiliación  Transaccional  deberán coincidir con la  información de referencia.

Si la información es coincidente  no será necesario allegar documentación soporte. Si no es coincidente o no existe en la información de referencia del SAT, el Sistema dispondrá de los medios  para  la recepción.  clasificación  y  recuperación  de soportes  digitales,  en aquellos casos en los que sea necesario aportar documentos para acreditar la identificación.  En todo caso, no se podrán exigir documentos que reposen en la  información de referencia del SAT.

Funcionalidades para el Sistema de Subsidio Familiar en el Sistema de Afiliación Transaccional-SAT

El SAT dispondrá para el Sistema de Subsidio Familiar, en una primera etapa, las siguientes funcionalidades:

 Afiliación  a una Caja  de Compensación  Familiar

Esta  funcionalidad   permitirá efectuar  la  afiliación  a  una  caja  de  compensación  familiar, de  conformidad  con  la normativa del Sistema de Subsidio Familiar, y comprende la afiliación  de empleadores.

la  afiliación  voluntaria  de  trabajadores  independientes  y  la  afiliación  voluntaria   de pensionados, tendrá  en cuenta:

El  solicitante  seleccionará  de  manera   libre  y  voluntaria   la  Caja  de  Compensación Familiar a la que se desea afiliarse, para lo cual el SAT dispondrá de forma aleatoria el logotipo de cada una de las Cajas de Compensación Familiar autorizadas por la Superintendencia de Subsidio  Familiar,  de acuerdo con el ámbito territorial.

El   SAT  registrará  la  selección  y  validará  frente  a  sus  fuentes  de  referencia  si  el solicitante ya se encuentra  afiliado a una caja de compensación  familiar en el  ámbito territorial  donde  está  realizando  la afiliación.  En  caso  de  no  encontrarse  afiliado.  el Sistema  le dispondrá la  información correspondiente  para su registro  y envío a  la  caja de compensación familiar seleccionada, de acuerdo con la  normativa  vigente.  En caso de  que  el  solicitante  ya  se  encuentre  afiliado  en  el  mismo  ámbito territorial,  se  le informará esta situación.

El SAT enviará  en línea,  a la caja de compensación familiar  seleccionada el  registro de información efectuado por el empleador, trabajador independiente o pensionado registrado  en el  portal web ‘www.misequridadsocial.qov.co”, en la estructura  de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.

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Una  vez  la  caja  de  compensación familiar  recibe  la  información  deberá  efectuar el proceso de verificación  y enviará  en línea al SAT la  confirmación,  en la  estructura  de datos establecida en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.

El   SAT   registrará   la  confirmación  que  remita  la  caja  de  compensación  familiar actualizará  su  sistema  de  información  y  notificará  al  solicitante, y  al  pagador  de pensiones cuando se trate de los pensionados afiliados voluntarios.

Disposición  de las transacciones efectuadas

Por otra parte, el  SAT reportara en línea  a cada caja de compensación familiar, la información de las transacciones de afiliación y novedades en el Sistema de Subsidio Familiar de acuerdo con lo establecido en el anexo técnico que se adopte para tal efecto.

Así mismo, el SAT dispondrá  para la consulta de los empleadores, la información de la afiliación de los trabajadores dependientes  por los  cuales  se  encuentren  obligados  a efectuar  aportes  al Sistema de Subsidio Familiar; de igual modo, dicho sistema dispondrá para consulta de los demás  actores,  según  el  rol  y   nivel  de  acceso  que  le  sea  permitido, la  información relacionada con la afiliación y las novedades al Sistema de Subsidio Familiar.

Funcionalidades del Sistema de Subsidio Familiar a través del SAT

La operación  de las funcionalidades  del Sistema de Subsidio  Familiar en el SAT se efectuará de forma gradual, durante el segundo semestre del 2020 se adelantará la validación y depuración de la información de afiliados del Sistema de Subsidio Familiar y su incorporación al SAT y entrarán  en operación  las funcionalidades establecidas.

Finalmente, el documento menciona que las Cajas de Compensación  Familiar deberán disponer de la infraestructura tecnológica que se requiera para interoperar en línea con el SAT.

Documento adjunto