Abordaje a procesos de transformación empresarial

"Un proceso de transformación implica implementar cambios fundamentales en la manera de trabajar, dado un contexto mucho más desafiante y difícil". Menciona Matías Troncar.
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Un proceso de transformación implica implementar cambios fundamentales en la manera de trabajar, dado un contexto mucho más desafiante y difícil.

En época de crisis particularmente, existen muchas más empresas que se hunden, un 89% más que en periodos estables, y existen más empresas que crecen, un 47% más. Es decir, tenemos un gran riesgo que persigue a la organización, y que hay que salir a capturar las oportunidades que los cambios plantean.

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Sin embargo, el 70% de los procesos de transformación fracasan, o sea que las organizaciones no alcanzan las metas planteadas. Pero, ¿por qué fracasan? las principales razones son la falta de alineación dentro de la organización y la resistencia de los empleados y la gerencia a trabajar de una nueva manera. 

Para que una transformación sea exitosa se requiere una meta ambiciosa y una aspiración compartida. Hay que lograr un cambio profundo, hay que tener una aspiración importante, y luego ir construyendo el rompecabezas y entender cómo vamos a llegar a cumplirla, cómo lo vamos a lograr exactamente; es una visión compartida. Para alcanzar una aspiración desafiante también se requiere que las personas actúen y trabajen de una manera diferente.

Un abordaje a un proceso de transformación requiere en primer lugar un proceso secuencial, donde primero se defina la aspiración (y la brecha vs. la situación actual), luego se diseñen las iniciativas de transformación, y luego se ejecute para la captura de valor. Las aspiraciones se definen con una visión de inversor: ¿cuánto mayor valor puedo generar en esta organización si invierto en un proceso de transformación?, las iniciativas deben configurarse como un portafolio balanceado en tamaño del impacto, factibilidad, y tiempo de captura del valor.

Un abordaje a un proceso de transformación requiere asimismo implementar un conjunto de prácticas gerenciales, que son el cómo llevar adelante la transformación. Estas prácticas son 3: gestión del desempeño, gestión de las personas, y excelencia operacional

La gestión del desempeño

es la estructura gerencial (procesos, herramientas y personas) que asegura la ejecución y la entrega de valor. Los principales elementos son el establecimiento de metas, el diseño de los planes de implementación, la manera de hacer la medición y seguimiento, los diálogos de desempeño, y el reconocimiento y las consecuencias. Es importante definir metas en distintos niveles: crecimiento, gestión de riesgos, y retorno del capital. No es solo reducir costos. La reducción de costos generan más impacto en el corto plazo, pero en el mediano y largo, las palancas más relevantes de generación de valor son las de crecimiento: nuevos mercados, productos, nuevos modelos de negocio. La estructura de seguimiento es absolutamente clave, requiere de una dinámica de día a día en niveles operacionales, tableros de control actualizados, revisión de los indicadores, agendas estructuradas, y que en las reuniones de turno, diarias y semanales se revisen las desviaciones al plan, se entiendan las causas raíz de las problemáticas, y se establezcan acciones correctivas en cada nivel. El dinamismo en la gestión del desempeño lleva a las personas a la ejecución.

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La gestión de las personas

Se refiere a los mecanismos para entender e influenciar la mentalidad y el comportamiento de las personas. Es gestión de cultura. Lo que las personas hacen y piensan define la cultura, esconder o discutir los problemas, dar o no dar retroalimentación. Recordemos, el por qué fallan los procesos de transformación: por resistencia y falta de alineación. Es decir, por cultura. Para romper las resistencias y lograr alineación, debe trabajarse en una historia de cambio que generar entendimiento, para que las personas entiendan que se busca  y que se espera exactamente de ellos. Para esto debe crearse en equipo la historia de cambio y utilizarse herramientas de gestión de cambio. Adicionalmente, debe generarse convicción: deben estar convencidos de que el proceso tiene sentido.

También, para lograr que las personas actúen de una manera, deben generarse estructuras de apoyo, es decir, los procesos y sistemas que refuerzan el cambio (ej.: nueva estructura organizacional, alinear incentivos, traer tecnologías que apoyan mejores maneras de trabajar). Por último, debe invertirse en generar las capacidades requeridas, desarrollando el equipo e incorporando nuevos talentos. 

La excelencia operacional

Se refiere a encontrar mejores maneras de trabajar en los procesos funcionales. El sistema operativo establece como los activos, personas y procesos entregan el valor al cliente, y un proceso estándar define como el operario o gerente debe realizar su trabajo, buscando reducir la variabilidad, aumentar la eficiencia y aumentar la flexibilidad. La automatización se ha convertido la clave para la optimización de los procesos. Hoy las máquinas hacen lo que nosotros hacemos: sienten (sensores), toman acciones (robots) y piensan (inteligencia artificial). Por ejemplo, las maquinas pueden realizar diagnósticos basados en imágenes es decir pueden incluso diagnosticar cáncer con base en radiografías.

La industria de la salud está creciendo en la adopción de inteligencia artificial, y se estima que el 20-30% de los trabajos pueden ser automatizados. Las organizaciones deben priorizar los procesos a automatizar para alinear estos esfuerzos con la estrategia de transformación: procesos de acceso de pacientes/ admisiones, procesamiento de quejas, aprovisionamiento de inventarios, inclusive procesos de mercadeo, comerciales y financieros (ej.: cupos de cartera).  

Los procesos de transformación surgen como necesidad de llevar a las organizaciones a un nuevo nivel de desempeño, y para asegurar una implementación eficaz se requieren metas ambiciosas y mejoras sustanciales en la manera de trabajar. Las estructuras gerenciales deben asegurar la ejecución y el cumplimiento de las metas en todos los niveles. La alineación y la generación de capacidades logran los cambios en la cultura, y la automatización y la inteligencia artificial son clave en la excelencia operacional y en la generación de valor.

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