Supersalud y ADRES: trámite de facturas electrónicas

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El sector salud procura mantenerse a la vanguardia mediante herramientas tecnológicas que facilitan el cargue información, su organización, almacenamiento, seguimiento y difusión.

La ADRES y la Superintendencia de Salud establecen lineamientos específicos para trámites de facturación y radicación de reclamaciones electrónicas que simplifican sus procesos y que CONSULTORSALUD detalla a continuación: nuevos procedimientos establecidos a través de la Resolución 4338 de 2018 y la Circular Externa 007 de 2018.

La Resolución 4338 de 2018 establece las condiciones operativas relativas a la radicación electrónica de reclamaciones presentadas por parte de las entidades reclamantes a la ADRES, registradas en el Registro Especial de Prestadores de Salud REPS, legitimadas para reclamar ante la ADRES por servicios de salud derivados de:

  • Accidentes de tránsito ocasionados por vehículos no asegurados o no identificados
  • Eventos catastróficos de origen natural
  • Eventos terroristas
  • Demás eventos aprobados por el Ministerio de Salud y Protección Social

La radicación de reclamaciones se realizará de forma electrónica a través de la herramienta tecnológica que para tal efecto disponga la ADRES, así:

  1. Cargue de información electrónica: Las entidades reclamantes generarán los medios magnéticos adoptados para la presentación de reclamaciones, los cuales deberán ser validados y encriptados a través del software que para tal fin se destine. Los soportes se presentarán conforme a las condiciones técnicas e instructivo que adopte la ADRES a través de la herramienta tecnológica que se disponga.
  2. Cargue de imágenes: Las entidades reclamantes deberán disponer a través de la herramienta tecnológica dispuesta, los soportes digitalizados de acuerdo con el manual de usuario de radicación electrónica de reclamaciones.
  3. Generación del certificado de radicación: Resultado del cargue de la información descrita en los numerales 1 y 2 del presente artículo, el aplicativo generará un documento denominado "certificado de radicación", el cual será remitido al correo electrónico registrado por la entidad reclamante y contendrá la relación de las reclamaciones asociadas a las facturas cargadas a través de la herramienta tecnológica y el resultado del proceso.
  4. Radicación efectiva de las reclamaciones: Una vez la entidad reclamante cuente con el certificado de radicación señalado en el numeral 3 del presente artículo, deberá allegarlo en forma física a la ADRES o a quien este designe, con firma original manuscrita del representante legal, en un término no mayor de diez (10) días calendario contados a partir del cierre del periodo de radicación. Este documento Será requerido, hasta tanto se adopte otro mecanismo para la presentación de dicha certificación.

La Resolución puntualiza que las entidades reclamantes serán responsables de la custodia física de los soportes relacionados con la información contenida en la reclamación radicada a través de la herramienta tecnológica y deberán garantizar la veracidad de la información cargada.

La ADRES publicará los manuales relacionados con el funcionamiento de la herramienta tecnológica.

Las entidades reclamantes diseñarán el plan de adaptación que se requiera para utilizar la radicación electrónica de reclamaciones de forma gradual, así:

  1. Para efectos de la radicación electrónica de reclamaciones, las entidades reclamantes que presenten reclamaciones ante la ADRES, podrán hacer uso de la herramienta tecnológica a partir del 1 de noviembre del 2018.

  2. Las Entidades Reclamantes que no hayan implementado el mecanismo de radicación electrónica el 1 de noviembre de 2018, podrán realizar la presentación mediante el mecanismo habitual de radicación física

A partir de la fecha en que la entidad reclamante implemente la herramienta tecnológica de radicación electrónica de reclamaciones, no podrá hacer uso de manera simultánea del mecanismo habitual de radicación física.

La Resolución pone un plazo para que la ADRES, a más tardar para el segundo trimestre de 2019, facilite la implementación de este mecanismo mediante un cronograma de trabajo publicado en su página Web, y para que a esta fecha se haya puesto a disposición la herramienta tecnológica a las entidades reclamantes.

Esta Resolución tiene vigencia a partir del 25 de septiembre del 2018.

 

Trámite de facturas electrónicas – Supersalud

La implementación de la factura electrónica se hizo bajo específicas condiciones de expedición e interoperabilidad, con fines de masificación y control fiscal, y faculta a la DIAN para seleccionar personas naturales y jurídicas del sector salud, entre otros, como obligados a expedir factura electrónica.

Mediante la Circular 07 de 2018, la Superintendencia de Salud establece los lineamientos para el trámite de facturas electrónicas, notas débito, notas crédito y soportes de seguridad social que aplica para proveedores y contratistas de la Supersalud.

La circular establece que:

El proveedor de servicios o de bienes

Enviará al correo electrónico: snsfacturaelectronica@supersalud.gov.co la factura digital, luego de haberla registrado en la plataforma de la DIAN, anexando:

  • Copia de la certificación de pago de seguridad social y parafiscales

  • Informe de actividades (si hay lugar a ello)

EI proveedor debe informar en este correo:

  • Número de contrato

  • Nombre de supervisor

  • Dependencia

Grupo de correspondencia

Recibirá la factura y anexos (si los trae) y los enviará al supervisor del contrato para su revisión y certificación.

Para confirmar la recepción de la factura electrónica se puede comunicar con el Grupo de Correspondencia al siguiente teléfono: Tel 4817000 Extensiones 31403 y 31410.

Supervisor del contrato

Verificará en la factura electrónica los requisitos establecidos en el contrato y

  • Apellidos y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

  • Razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios (Supersalud), junto con la discriminación del IVA pagado.

  • Fecha de su expedición.

  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

  • Valor total de la operación.

  • Calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas gran contribuyente, régimen común o régimen simplificado.

  • Numeración consecutiva de facturas de venta.

  • Registro de Factura Electrónica en la plataforma de la DIAN.

Si la factura no está publicada o presenta alguna inconsistencia, el supervisor se pondrá en contacto con el proveedor o contratista para que corrija la factura y la remita nuevamente.

Grupo de contabilidad

Cuando se entregue la primera factura, se debe enviar:

  • Copia del RUT

  • Copia del RIT

  • Copia del acta de inicio (si hay lugar a ello, según lo pactado en el respectivo contrato)

 A continuación puede descargar: La Resolución 4338 de 2018 y la Circular Externa 07 de 2018

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